Las finanzas de las agencias a menudo tienen mala reputación. Son responsables de cerrar los libros cada mes, mantener el flujo de caja positivo y administrar la salud financiera general de la agencia. Debido a esto, suelen quedarse atascadas.

No es de extrañarse que los procesos financieros sean relegados al ‘back-office’. Especialmente si se dejan hasta el final del ciclo de vida de un proyecto. Ahí es cuando parece que siempre se está preguntando por los ‘timehseets’, facturas y pagos atrasados.

Cuando las finanzas se integran en cada paso del proyecto, ya no se sienten como un bache en el proceso creativo. Entonces, los molestos seguimientos quedan en el pasado.

Aquí entra WorkBook

WorkBook hace realidad la frase: “Trabaja inteligentemente, no más duro”. Lo hace integrando la gestión de finanzas con los recursos para así agilizar el ciclo de vida del proyecto. Al compartir datos precisos de principio a fin, se obtiene una una mayor visibilidad del progreso del proyecto y el estado del presupuesto. Con ello, las finanzas de las agencias se agilizan. Este proceso puede hacerse en cualquier momento, evitando dejar esta tarea para el final del mes. 

Estas son seis maneras en que WorkBook puede ayudar a optimizar las finanzas de las agencias:

Optimizar el reconocimiento de ingresos

El sistema te permite asegurarte de estar registrando los ingresos con precisión. Notifica automáticamente las revisiones a los gerentes de proyectos (PM’s). De esta manera, ellos pueden informar sobre el porcentaje de finalización. 

Todo está en la pestaña “análisis-ajustes”, del módulo “proyectos”. Allí, los PM’s pueden compartir en qué estado se encuentran las metas, tareas o proyectos. Así entregan información más precisa al departamento de finanzas.

Cuando se finaliza el ajuste, los flujos de trabajo de aprobación garantizan que los porcentajes de finalización sean precisos. Al hacerlo sabrás que la agencia está alcanzando sus objetivos generales de ingresos.

Optimizar la Gestión Proactiva de Proyectos

Las agencias se mueven a la velocidad de la luz. Esto implica que un proyecto podría salirse de las rieles en cuestión de minutos. Por lo tanto, es importante anticipar los problemas y tomar medidas antes de que sea tarde.

El tablero de Proyectos de WorkBook con KPIs actúa como la ‘bola de cristal’ de tu agencia. Lo hace al predecir dónde podría aterrizar un proyecto.

En función de la programación, el presupuesto, los costos incurridos y previstos del proyecto, WorkBook calcula si se gasta más o menos de lo esperado antes de tiempo. Así, las agencias pueden tomar medidas antes de que cualquier cosa afecte negativamente los resultados finales. Esta potente métrica garantizará que estás mirando hacia adelante en la rentabilidad de un proyecto.

Optimizar la gestión de ingresos

Más de la mitad las agencias gestiona sus operaciones con una serie de soluciones de software, incluidas herramientas CRM dispares. Como resultado, los clientes potenciales y las oportunidades se rastrean desde un lugar y los proyectos en curso por otro. Esto conduce a problemas con las cargas de trabajo, la planificación de recursos y la previsión de ingresos. 

El módulo CRM de WorkBook integra la gestión del flujo de ventas con el resto del ciclo de vida del proyecto. Esto ofrece a las agencias una visión integral del trabajo entrante y actual en un solo lugar. Desde la perspectiva del pronóstico de ingresos, no solo se articula claramente el embudo de ventas, sino también su impacto en las finanzas de las agencias y los ingresos netos esperados.

Optimizar la planificación de recursos

Con el auge del trabajo basado en completar tareas, las agencias necesitan ser más ágiles al abordar las demandas cambiantes de los clientes.

A medida que las prioridades cambian lo hacen los horarios, las cargas y la disponibilidad de recursos. Por lo tanto, es importante que las agencias conozcan la disponibilidad y la capacidad de sus recursos en tiempo real.

No sólo deben ser capaces de cambiar las asignaciones en el presente, deben poder planificar con anticipación. Así podrán tomar decisiones más estratégicas en torno a la dotación de personal y la contratación.

El gráfico de estado de capacidad de WorkBook tiene en cuenta las asignaciones de recursos actuales y potenciales. Muestra reservas provisionales, fijas, en espera, sobre reservas, de capacidad gratuita y vacaciones con hasta 12 meses de antelación. Esto permite saber con anticipación sobre cuándo puede ser más rentable comenzar el proceso de contratación. También permite observar cuándo se puede requerir más tiempo de flexión, o incorporar “freelancers” para cerrar una brecha.

Optimizar la gestión de proyectos tipo ‘Retainers’

Un acuerdo con el modelo de anticipo de honorarios (retainer) puede firmarse meses antes del primer día de trabajo. Mucho puede cambiar desde que el primer ‘Brief’ y el proceso creativo se ponen en marcha.

WorkBook permite que las agencias compartan y almacenen cualquier archivo relacionado con el proyecto o cliente dentro de la plataforma.

Un acuerdo de servicio puede almacenarse fácilmente y luego usarse como referencia. De esta forma, todos pueden saber lo que está incluido y no en el acuerdo de retención.

Cuando el cliente realiza solicitudes de trabajo que no están en el alcance, no tiene que preocuparse por absorber el costo. WorkBook facilita la creación de cotizaciones en proyectos de entrega que capturan y generan automáticamente facturas para estas actividades.

Coordinar todo desde una única fuente

El valor de reunir todo el ciclo de vida del proyecto y cada usuario en la misma herramienta de gestión de agencias es profundo. No solo ahorrará tiempo reduciendo los despidos. También agregará eficiencias valiosas que tienen un impacto tremendo en los resultados de la agencia.

La optimización de la gestión en una herramienta permite a la agencia gestionar la rentabilidad y controlar los costes en tiempo real. Una única “fuente de verdad” en cada aspecto del desempeño de tu agencia permite adoptar medidas significativas ahora y hacer planes estratégicos para el futuro.

Configura tu agencia para el éxito estableciendo una base confiable de procesos operativos que escalará contigo. Al integrar la gestión de las finanzas de tu agencia a lo largo del ciclo de vida del proyecto, WorkBook le ahorrará a tu equipo financiero tiempo que se puede invertir en tareas más valiosas.

Todo esto mientras optimizas el proceso de gestión de la agencia en los lugares adecuados para obtener el mayor impacto financiero.

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Se puede ver la versión original de este artículo en inglés aquí