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Consejos para el manejo de timesheets en empresas de servicios profesionales

Consejos para el manejo de Timesheets en tu empresa

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El manejo de Timesheets es un desafío que comparten varias empresas de servicios profesionales. Esto es un problema. Sobre todo si partimos del proverbio “el tiempo es dinero”, que es una realidad en muchas de estas empresas. Los equipos administrativos luchan por lograr que los trabajadores llenen los Timesheets de forma adecuada. 

Medir y hacer un seguimiento del rendimiento y los indicadores clave (KPI) del desempeño  de la empresa es casi imposible sin información precisa y oportuna sobre el trabajo que el personal llevó a cabo. Especialmente en relación con los proyectos ordenados por clientes.

Independientemente de si el trabajo se cobra en función del tiempo y los materiales, un precio fijo, un precio tope, etc., es muy probable que el presupuesto haya sido elaborado conforme a una cálculo estimado de las horas necesarias para entregarlo. 

Por lo tanto, es sorprendente que existan empresas que no incorporen la práctica de registrar timesheets como parte de su cultura de trabajo.

A continuación, detallamos tres simples pasos que las empresas pueden seguir para que su personal complete sus timesheets correctamente. 

Educa al personal

Puede sonar obvio, pero es vital que todos en la empresa entiendan por qué es importante completar los timesheets. Es necesario explicar este tema en la contratación y luego reforzarlo mediante comunicados regulares. Más importante aún es que los gerentes superiores prediquen con el ejemplo al resto de la empresa.

Haz que el proceso sea fácil

La mayoría de las empresas establecen objetivos para su personal que están relacionados con las tarifas de facturación. Estas se usan para fijar la rentabilidad deseada de la empresa. Casi siempre, estos objetivos se aplican con base en porcentajes. Sin embargo, el problema con los porcentajes es suele ser difícil conceptualizarlos.

Por ejemplo: para un empleado que trabaja 40 horas semanales, ¿qué sería más fácil conceptualizar?

Decirle que tiene un objetivo de utilización del 80 % o que debería dedicar 32 horas o más en trabajos que se cobrarán a clientes? 

Usa tecnología decente para el manejo de Timesheets 

Es muy importante contar con un sistema intuitivo y simple de usar. A nadie le gusta completar sus timesheets. Por eso, lo último que el personal querría es tener que hacerlo con una herramienta que lo hace aún menos placentero.

En mi opinión, esos son los pasos claves, pero existen otros.  Nuestra herramienta WorkBook hace que el registro de horas sea más sencillo para los trabajadores de tu empresa. 

Contáctanos para agendar una demostración hoy. 

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