Hace un tiempo, conversaba con el dueño de una empresa que maneja proyectos. En la charla me comentó que los clientes en Argentina son “terribles”. Lo dijo porque los clientes insisten en contratar proyectos de precio fijo, pero modifican constantemente el alcance del trabajo.

El problema es que los clientes no quieren pagar los costos de las modificaciones de los proyectos. Eso estaba destruyendo la rentabilidad de su negocio. ¡Lo sorprendente era que él pensaba que eso sucedía solo en Argentina! Le expliqué que ese es un problema al que se enfrentan todas las empresas de proyectos del mundo.

Esto sucede porque, al principio, los clientes solo tienen una idea general de lo que quieren. Entonces solicitan una cotización en función de ella. Sin embargo, y como es natural, esa idea evoluciona durante el proyecto.

Por lo tanto, debemos preguntarnos: ¿Cómo podemos gestionar los cambios relacionados con el alcance de los proyectos de precio fijo sin que eso afecte su rentabilidad?

A continuación, incluyo algunas sugerencias:

Herramientas

Definitivamente necesitas una herramienta que te permita presupuestar.  hacer un seguimiento del progreso de los proyectos en comparación con su presupuesto. Sin esa herramienta, no sabrás qué proyectos fueron realmente rentables. Tampoco tendrás justificativos para mejorar el rendimiento del negocio. No solo necesitarás de una herramienta que maneje la contabilidad, sino también la gestión.

Clientes

Debes intentar preparar a los clientes para que entiendan el proceso de “cotización y control de cambios” durante las negociaciones. Sé que es más fácil decirlo que hacerlo. Sin embargo, debes intentar explicarle al cliente o al prospecto que las cotizaciones se basan en un conjunto de especificaciones. Es importante que quede claro que existe un proceso para aplicar los cambios. Se puede vender como una medida de control de calidad para garantizar que el cliente esté de acuerdo y autorice los cambios.

Detalles de los proyectos de precio fijo

Asegúrate de que las especificaciones del proyecto a realizar incluyan el mayor número de detalles posible. Ten esta certeza antes de comenzar el trabajo. Mientras más ambigüedad, más “alcance” tendrá el cliente para hacer cambios. En la cotización, también se debe explicar el proceso de control de cambios y en qué casos el cliente deberá pagar por ellos.

Margen de protección

La siguiente sugerencia quizá no sea viable según la naturaleza de la competencia, pero recomiendo incluir un margen de “protección” o un colchón. Esta es una práctica común entre los gerentes de proyectos a quienes les enseñan a tener en cuenta las contingencias en sus planes. Las contingencias permiten afrontar riesgos conocidos y otorgan una reserva de gestión para afrontar los riesgos no conocidos.

Haz ‘sugerencias’ a tus clientes

Por último, sugiero que informes a tus clientes acerca de los proyectos deficitarios y los motivos de las pérdidas. Entiendo que puede parecer una medida extremista, pero puedes presentarlo como parte de un informe de “cierre de proyecto” con algunas “sugerencias” sobre lo que se podría mejorar.

Si no hay otra opción, esto le demuestra al cliente que tu negocio está perdiendo dinero con sus proyectos de precio fijo. Hasta los clientes más difíciles entienden que un negocio debe ser rentable para sobrevivir. Por supuesto, es muy probable que no les interese, pero ese es otro tema.

De todas maneras, siempre habrá clientes que sean difíciles y que seguirán haciendo modificaciones durante el transcurso de un proyecto sin pagar por ellos. Es algo inevitable.  Sin embargo, si percibes que un cliente siempre genera pérdidas para tu negocio, probablemente eso te demuestra que es hora de buscar nuevos clientes.

Sé que dejar a un cliente no es una decisión fácil, pero tu negocio debe ser rentable para poder sobrevivir.