La selección del proveedor de ERP correcto es uno de los cambios más desafiantes para cualquier negocio. Este blog te ayudará a lograrlo. Este artículo fue publicado originalmente en el blog de Deltek Project Nation. Puedes leer la versión en inglés aquí.

La versión en inglés de este artículo puede encontrarse en el blog de Deltek Project nation aquí.

Entonces, ¿estás buscando un nuevo sistema de gestión (ERP)? Felicitaciones por llevar a cabo el primer paso para llevar tu negocio al siguiente nivel.

Dicho esto, la selección e implementación de la solución del ERP correcto es considerada ampliamente como uno de los cambios más desafiantes que cualquier negocio pueda realizar. Es riesgoso, perturbador y costoso. Consecuentemente, es de vital importancia que elija el proveedor de ERP correcto. Esta es la razón por la cual es tan importante formular las preguntas correctas al hablar con sus proveedores futuros.

¿Has armado tu lista de preguntas?

Idealmente, estas preguntas estarán en una “Solicitud de Información”(RFI por sus siglas en inglés) o una “Solicitud para Propuesta (RFP por sus siglas en inglés). No obstante, sorprendentemente, no muchas PYMES pasan por estos procesos.  Por lo tanto, seguramente se les realizará preguntas durante las entrevistas con los proveedores.

Tus preguntas deberán incluir aquellas relacionadas con la funcionalidad que deseas que el sistema proporcione, pero también es importante conocer a tu proveedor.

Aquí hay algunas preguntas que he escuchado una y otra vez que considero que pueden revelar mucho acerca de un proveedor y te ayudará a tomar la decisión correcta.

1. ¿Ha trabajado con otras empresas en mi industria, cuántas y cómo están diseñadas sus soluciones para satisfacer nuestras necesidades?

Tu negocio es único. El tipo de trabajo que realizas y para quién lo realizas determina los procesos y las herramientas que necesitas utilizar. Cada industria tiene sus matices – tanto si estás llevando a cabo un negocio con el gobierno como si estás diseñando una campaña de publicidad para llegar a millones de personas. Lo entiendes mejor que nadie. Y del mismo modo, debería hacerlo el proveedor de ERP con el cual vas a trabajar.

No deseas gastar tiempo valioso, especialmente el tiempo que probablemente debas pagarles por enseñarles sobre el tipo de negocio o industria. Entonces, ¿son expertos en tu industria? ¿Cuántos clientes tienen en tu industria que operan comercialmente en el mismo modo que tú? Y, tal vez, lo más importante, ¿las personas que realizan la tarea son expertos?

2. ¿Cómo se entrega innovación y valor constantemente?

Mira, estás haciendo una inversión en el sistema que durará varios años y quieres asegurarte de que va a brindar nueva innovación y competencias durante toda su vida útil. ¿Puede el proveedor de ERP asegurarte que está manteniéndose a la par de tu negocio e industria, recibiendo retroalimentación de los clientes como tú y agregando continuamente nuevos valores y competencias que impactarán positivamente en tu negocio y te harán exitoso? Es genial si una empresa de ERP está lanzando una nueva versión y tiene una nueva capacidad de etiqueta de envío. ¡Genial! Pero, ¿qué diferencia implica para ti si no envías tus productos y en su lugar estás brindando Servicios de Consultoría? Quieres estar seguro que estás eligiendo un proveedor que está realizando inversiones continuas que se alinean con tu negocio y te ayudan a adaptarte en forma rápida a cambiar los requerimientos del negocio en tu industria.

3. ¿Qué recursos tiene para ayudar a nuestros usuarios a conseguir velocidad y valor del sistema en forma rápida?
Alguna vez utilicé un producto y le dije a alguien, “Deseo que esto pudiera hacer “X” y alguien respondió, “¡Sí, permíteme mostrarte!” Me sucedió el otro día con mi celular. Siempre deseé que tuviera una funcionalidad que yo sentía que estaba faltando. Un día en la hora del almuerzo, me estaba quejando con un amigo sobre esta característica ausente y me enteré que había estado ahí, en mi celular, durante años. Simplemente, no lo sabía o no sabía dónde estaba.

Los sistemas ERP no son diferentes. Una de las razones principales por las cuales las implementaciones ERP fallan se deben a la falta de adopción – los usuarios fallan en obtener todo el valor de este sistema, dado que no siempre saben lo que es posible.

Probablemente no te sorprendas al saber que la capacitación es una de las primeras cosas que se eliminan de una implementación de ERP para mantener los costos bajos. Por lo tanto, si quieres que tu equipo obtenga el máximo beneficio de una herramienta en la cual estás gastando mucho dinero, pero estás frente a la decisión donde debes ahorrar dinero – ¿Cómo puedes garantizar que tus usuarios sepan cómo utilizarla? Entiendo que no es tan simple como eso, pero esa es una elección que muchos negocios probablemente enfrenten, en el caso que su implementación exceda el presupuesto.

Para evitar estar en un aprieto, si está en contra de esa decisión, necesitas averiguar antes de que adquieras el producto cuales son las herramientas de auto-capacitación que tiene el proveedor para ayudar con este tema. Si el costo se convierte en un factor, ¿tienen capacitación en línea o a solicitud accesible para sus usuarios? Y ¿tus equipos pueden consumirlos fácilmente o tendrán que encerrarse durante semanas solo para ver videos aburridos durante varias horas?

4. ¿Cuáles son las mejores prácticas que brinda para proveer soporte?
Piensa en esto – tus clientes te contratan porque eres experto en tu campo. Probablemente ya hayas ayudado a muchos clientes como ellos, y en el proceso de ayudar a dichos clientes, has aprendido mucho. Probablemente, has desarrollado las mejores prácticas para ayudar a tus clientes, porque, después de todo, ellos te contrataron porque eres el experto y has hecho esto antes. Bien, tu proveedor de ERP no deberá ser diferente. Si son verdaderamente expertos en tu industria, tu tipo de negocio, y tienen muchos clientes en la misma industria, entonces deberían poder mostrarte muchas mejores prácticas y como aplicarlas. Deberán tener la posibilidad de mostrarte las mejores prácticas para manejar la variación del proyecto y facturación personalizada, el modo en que puedes automatizar sus flujos de trabajo e informar – y cómo puedes seguir fácilmente los KPI (Indicadores claves de rendimiento) específicos de tu industria. Trabajar con un proveedor que entienda las mejores prácticas para tu industria y cómo aplicarlas es fundamental para aumentar la competitividad y rendimiento de tu empresa.

5. ¿Está creciendo o no?
Probablemente pienses como muchas otras empresas, que no es de tu incumbencia cómo el proveedor lo está haciendo o si están creciendo. Estás enfocado en tu negocio y si resulta exitoso, ¿por qué debería importarte cuán bien el proveedor lo está haciendo? Es simple. Si no son exitosos y no están creciendo, ¿piensas que continuarán invirtiendo en sus productos y su empresa? Las empresas que no están creciendo no contratan más personas e invierten en recursos para estar ahí para ti cuando lo necesitas. Las empresas que no están creciendo no están invirtiendo en personas y dinero en pos de desarrollar nuevas e innovadoras competencias en sus productos. Estás haciendo una inversión a largo plazo en un sistema ERP, quieres asegurarte que tu proveedor esté haciendo lo mismo.

6. ¿Cuál es su relación con el Desarrollador?
En la industria del software, existen muchos tipos de modelos de negocios. Con algunos proveedores de software, compras el software, obtienes los servicios de implementación e incluso consigues soporte directamente de ellos.  Entonces, la relación entre el equipo que te está ayudando a implementar la solución ERP y el equipo que realiza el trabajo de desarrollo está dentro de la misma empresa.

Algunas empresas ERP, por otra parte, trabajan con Socios/Partners o Revendedores que pueden vender, implementar o brindar soporte sobre el producto. Esto crea una pequeña separación entre la empresa que fabrica el producto y los proveedores con quienes trabajas sobre la implementación y soporte. No es necesariamente algo malo, pero es importante entender la relación que ellos tienen. ¿Son Partners autorizados? Si necesitas trabajar con el fabricante de software, ¿tienen ellos una relación entre sí?

La mayoría de nosotros compramos autos de una concesionaria, pero miramos para asegurarnos que es una concesionaria autorizada de manera tal que sepamos que tienen una línea directa al fabricante para la garantía, repuestos y todo lo que podemos necesitar. Sabemos que su personal ha sido certificado y capacitado por el fabricante, por lo tanto, conocen exactamente cómo trabajar sobre nuestros autos. El Software no es diferente.

Esta es la razón por la cual es importante preguntar cuál es la relación y evaluar si es el tipo de relación con la que estás cómodo.