Deltek WorkBook, el mejor sistema de gestión de agencias de publicidad, fue sometido a una serie de pruebas por parte del equipo Labs de The Drum. Sigue leyendo para conocer qué fue lo que sucedió.

Este artículo fue publicado originalmente en The Drum.

¿De qué modo las agencias manejan sus campañas creativas? Es de conocimiento público que las excelentes comunicaciones, la gestión de proyectos y la dirección operativa van de la mano con el éxito. Con una gran variedad de sistemas disponibles en nuestras manos, ¿cómo eligen las agencias aquella que transformará su actividad comercial? The Drum Labs está aquí para ayudar.

The Drum Labs, una nueva oferta que proviene de The Drum brindando las respuestas a todos sus problemas emergentes de tecnología de marketing se dirigió a Nueva York para probar el software de gestión de proyectos de Deltek, WorkBook. Durante “Advertising Week” en Nueva York, seleccionamos a cinco representantes ejecutivos (senior) de agencias para que participen, debatan en detalle los desafíos de la agencia y probar el software que tiene como objetivo aliviar las incertidumbres de la agencia.

Los intrépidos que probaron el sistema fueron: Amy Blasco, “SVP experience analytics” en Rapp; Dipti Bramhandkar, directora ejecutiva de planificación de Norte América en Iris; Allen Singer, director de operaciones en Sudler & Hennessey, Michael Adler, supervisor de medios de comunicación en The Specialist Works; y Daniel Meister, director de cuentas en ION Marketing.

¿De qué se trató todo esto?

WorkBook es un sistema de gestión de agencias creado por desarrolladores en las profundidades de la vida de la agencia. La herramienta proporciona un sistema completo e integral para agilizar los procesos y facilitar la toma de decisiones correctas.

Los desafíos que las agencias enfrentan en la actualidad son implacables desde la estimación hasta la entrega de un proyecto, desde la gestión de recursos hasta el manejo de las horas (timesheets)

Habiendo prosperado dentro de los rumores de las operaciones de las agencias, la gestión de proyecto y la tecnología, Nancy Murray, directora general de soluciones para agencias en Deltek expresó que es apasionada de la facilidad de WorkBook de brindar claridad y de comprender la integridad de los proyectos holísticamente en tiempo real y agregó: “La información de calidad conduce a decisiones más ajustadas para la totalidad de la actividad comercial; tal como los indicadores (KPIs) del proyecto,  gestión de equipos y recursos, presupuestos y la planificación de recursos para asegurar que los tiempos límites se cumplan y que la fuerza de trabajo esté equilibrada desde un punto de vista de capacidad.”

Así como WorkBook brinda la transparencia tan solicitada, Murray explica cómo aumenta la información para ayudar a evitar la pérdida de dinero y costos adicionales de proyecto: “¿Cómo podemos evitar que los proyectos con precios fijos se salgan del presupuesto? ¿Cómo podemos dejar de prestar un servicio excesivo a nuestros clientes y conseguir mejorar y ajustar con nuestra estimación? WorkBook resalta las tendencias en tiempo real para ajustar sus operaciones y brindarle: ROI; retorno de la información para una sólida administración del cliente. “WorkBook organiza la información para facilitar el cierre de la brecha entre las ganancias no obtenidas, por lo tanto “no existe dinero no invertido”, un desafío de la agencia que es muy conocido por muchos.”

Los desafíos

Entonces, ¿cuáles son los desafíos en el área? Quienes probaron el sistema nformaron que sus agencias utilizaban entre cero hasta seis (o más) herramientas diferentes de software de gestión de proyecto para manejar su actividad comercial. No obstante, incluso, en una combinación ecléctica de tamaño y estructura de agencia, el objetivo final es siempre el mismo – que las agencias sean finalmente más uniformes y efectivas cuando se trata de la entrega de la campaña.

Adler de The Specialist Works explicó: “Definitivamente, necesitamos más fluidez entre los equipos – es un tema importante en una agencia global.” En la mayoría de los casos, la comunicación entre los equipos, especialmente en una escala global, se torna difícil y contar con una plataforma de gestión de proyecto con la capacidad de ver en que están todos trabajando en la operación comercial es fundamental para lograr mayor eficiencia.

Dipti Bramhandker de Iris manifestó: “Desde una perspectiva de la agencia, estamos tratando de aplanar bajo las mismas oportunidades y brindar un entendimiento más comercial de utilización. Todos necesitamos describir claramente en qué está cada uno trabajando, pero después necesitamos evaluar si una plataforma es lo suficientemente amigable para el usuario o no.

“Necesita ser accesible y necesita tener un proceso de incorporación de capacitación adecuada. El desafío que encontramos cuando adquirimos nuevos sistemas es que el equipo de la cuenta y el Gerente General Financiero son aquellos que terminan por implementarlo.”

También Singer acordó: “Una vez que tienes estas percepciones y aprendizajes, ¿quién es la persona correcta para llevar a cabo el talento? Mi máxima preocupación con estas plataformas es la información que presentas. Es una enorme labor invertir en mantener el sistema dado que quieres trabajar en tiempo real.”

Resuélvalo

Finalmente, si eres un gerente de cuentas, un Director Financiero o un desarrollador de producto; la gestión del proyecto y la productividad es asunto de todos en una empresa.

Incluso antes que una agencia haya contratado a WorkBook, existe un claro proceso de implementación. Una vez dado de alta, se lleva a cabo un mapeo de la actividad comercial para asegurar que el producto se adapte completamente al proceso, cultura y hábitos de la agencia definida.

La sesión de demo, dirigida por Bonnie Alexander, ingeniero en soluciones principales, incluyó una mirada práctica en todos los módulos de WorkBook – CRM, gestión de recursos y proyecto y contabilidad. Nuestras ratas de laboratorio probaron las diversas funcionalidades de WorkBook, comenzando con el módulo CRM. Esto incluyó varias tareas tales como: revisión de pronóstico en desarrollo (pipeline) y agregar nuevos clientes potenciales. La segunda parte de la sesión hizo que nuestros evaluadores revisaran la programación, agreguen nuevas tareas, asignen un empleado a la tarea y la entrada de la planilla de horas a través de una aplicación móvil.

El veredicto

En conclusión, nuestras aventureras ratas de laboratorio encontraron la experiencia de la demo “realmente esclarecedora” y los llevó a pensar respecto de sus propios procesos internos.

Meister, de ION Marketing, vino de una perspectiva levemente diferente, de una nueva agencia sin ningún sistema de gestión de proyecto: “Mis ojos se ha abierto realmente a las posibilidades del éxito de la agencia a través de esta sesión,” expresó.

Blasco de Rapp, explicó que mientras la agencia utilizó sistemas múltiples, “en última instancia el sueño de la agencia es tener un sistema integrado. La sesión de esta tarde me ha hecho pensar mucho sobre nuestros procesos y cómo podemos mejorarlos en mayor medida teniendo una sola perspectiva”.

Un sistema integrado, amigable parece gobernar múltiples sistemas autónomos (standalone). Nuestras ratas de laboratorio concluyeron que con WorkBook es posible mantener un sistema flexible que puede adaptarse para satisfacer las necesidades de las agencias de todas las envergaduras.

Mira el video