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¿Tu agencia ve su software como un costo o una inversión?

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¿Ves la implementación de un software de gestión para tu agencia como un costo o una inversión?

Piensa realmente en la respuesta. No des la que crees que deberías. Ahora piensa en el contexto de tu presupuesto y planifica.

Leí una gran cita del Cella 2021 in-House Creative Report. “la tecnología es tan eficaz como su implementación” y esto resuena conmigo.

Te pregunto si ves el software como un costo o una inversión porque veo a demasiadas agencias tratando al suyo como un costo que necesita ser administrado. Cuando debería ser visto como una inversión que necesita mantenerse al día. ¿Por qué mantenerlo actualizado?, porque solo así el software podría continuar ofreciendo los beneficios que una empresa necesita.

Hemos hablado de esto en varias ocasiones. El problema comienza en la etapa de selección del sistema, se perpetúa en su implementación, y es exasperado “Post-Implementación.”

Entiendo, nada de esto es natural cuando se trata de agencias. Así que revisemos uno a uno los pasos.

Selección del software:

Primero, la agencia necesita armar un caso de negocios para implementar un sistema de gestión (ERP), basado en un conjunto de requisitos. Escribí un par de artículos sobre esto el año pasado (aquí y aquí).

El caso de negocios debe articular claramente los beneficios esperados del sistema, tanto los financieros como los no financieros.

Algunos ejemplos de beneficios financieros son:

  • Aumento de la utilización: Escribí un artículo explicando cuál es el beneficio de ahorro incremental de aumentar los cargos del personal en un 1%.
  • Aumento de la rentabilidad del empleo que dará lugar a un mayor margen.
  • Menor uso de freelancers (terceros) para reducir costos.

Es importante incluir beneficios no financieros. De hecho, muchos de los pros de implementar el software adecuado son intangibles. Por ejemplo:

  • Una mejor colaboración en los proyectos lleva a que los clientes y el personal estén más felices.También puede mejorar la rentabilidad reduciendo el número de revisiones.
  • Personal menos estresado y sobrecargado de trabajo
  • Mejor visibilidad del flujo de ventas pronosticadas
  • Mejor visibilidad de los requisitos de capacidad, etc.

Sin un caso de negocios, no tienes una imagen clara de los beneficios que estás tratando de obtener al implementar un software. Y, lo que es más importante, no sabes cuánto puedes invertir y aún así hacer que valga la pena.

Por último, sin un caso de negocio, no sabes si el nuevo software ha cumplido los objetivos. Lo que hará que veas su implementación como un costo.

Implementación del software

En los últimos 20 años, la implementación de una solución de software se ha vuelto cada vez más problemática.

En parte, creo que esto se da porque vivimos en un mundo de “gratificación instantánea”, donde todo debería ser entregado en cuestión de horas.

Desafortunadamente, la implementación de un ERP no funciona así. Lleva tiempo y tiene un costo.

Volvamos a la cita anterior: “La tecnología es realmente tan buena como su implementación”. Visto así, es sorprendente que un negocio haga un compromiso financiero importante para comprar software y luego escatime en los costos para su implementación.

Esto garantiza dificultades para obtener los beneficios que el software puede ofrecer.

Escatimar en los costos de implementación de software puede crear una mala relación entre el negocio y el proveedor. Es muy probable que la empresa necesite las horas que el proveedor sacó de la cotización. Cuando esto se hace evidente se produce una discusión.

Lo entiendo, cada negocio tiene presiones financieras. Las agencias no son una excepción, pero el costo de la implementación es tan importante para el éxito del software como el propio programa.

En un mundo ideal, se debe tomar la cotización total del proveedor y agregar al menos una contingencia del 20%. Si el presupuesto es un problema, negocia la tarifa, NO el número de horas.

Esto no es una fantasía. Una vez trabajé con un cliente que le dijo al vendedor que aumentara las horas. Les dije que pagarían la tarifa más alta si proporcionaban sus mejores recursos para garantizar el éxito del proyecto. Luego pidieron los CV del equipo para asegurarse de que eso era lo que se les estaba dando.

Post implementación del software:

Veo demasiadas agencias que no cierran un proyecto de implementación correctamente. No evalúan adecuadamente el éxito o fracaso del proyecto. Tampoco comprueban si el software está ofreciendo los beneficios esperados.

Obviamente, esto es imposible si no se trabajó con un caso de negocio en primer lugar.

Agencias que se tomaron la molestia de escribir un caso de negocios raramente hacen este ejercicio. Lo que pasa es que están tan desesperados por volver al día a día de dirigir la agencia, que no comprueban si están obteniendo los rendimientos esperados de su inversión.

Así que no es tan sorprendente que los propietarios o los directores de las agencias vean el sistema de gestión como un costo y no como una inversión.

Entonces, ¿Qué puedes hacer ahora?

Para aprovechar al máximo el software, debes tratarlo como una inversión, no como un costo.

No es demasiado tarde para armar un caso de negocios para tu software actual y evaluar los beneficios que le está dando a tu agencia.

Si los beneficios no exceden los costos, hay que preguntarse por qué. Lo más probable es que no estés invirtiendo lo suficiente en el software para sacarle el máximo provecho. Eso significa que debes contar con la última versión del software. O al menos una reciente. Además, todo tu equipo debe estar entrenado para usar el programa correctamente.

A medida que tu negocio evoluciona, debes revisar el sistema para ver qué nuevas características pueden beneficiarte. Haz esto constantemente.

Si después de todo eso, los beneficios no están superando los costos, debes buscar un nuevo software que sí logre este objetivo.

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