Leí el nuevo reporte de creatividad in-house de Cella 2021 y una estadística del informe me llamó la atención. El dato afirma que el 43% de los encuestados no usan timesheets. Es decir, no registran sus horas de trabajo. Eso es increíble dado que entregan proyectos a clientes (aunque sean internos). Actualmente existen varias alternativas al uso de Timesheets, una de ellas de seguro será lo que tu negocio necesita.

La idea de cualquier negocio de servicios profesionales que no rastree las horas de sus empleados es inusual (por decir lo menos). El principal activo de este tipo de organizaciones es su gente. Sus conocimientos, habilidades y tiempo son los que se venden a los clientes.

Sin saber cuánto tiempo dedica cada empleado a un cliente, parece imposible hacer un seguimiento de la rentabilidad del trabajo realizado. Los informes de tiempo son fundamentales en la mayoría de los indicadores claves (KPI’s) de cualquier negocio de servicios profesionales.

Cuando son realizados y administrados correctamente, los timesheets brindan información invaluable. Pueden ayudar a conocer sobre la rentabilidad de los proyectos, clientes y líneas de negocios de la empresa.

¿Por qué los negocios no usan timesheets para registrar las horas de trabajo?

He trabajado con algunas empresas que no usan timesheets argumentando que:

• Es imposible confiar en que los trabajadores completen sus timesheets con precisión porque:
  • El trabajador se olvida, por lo que suele haber una brecha entre las horas trabajadas y las registradas.
  • El trabajador 'ajusta' las horas para cumplir con las expectativas.
• El perseguir a los empleados para que completen sus horas es una sobrecarga no deseada.
• A los trabajadores usualmente se les paga un salario, no una tarifa por hora. Entonces queda abierta la pregunta de qué hacer con las horas extra.
• No hay una manera sencilla de estimar los costos y las tasas de venta de manera proactiva. Hay una gran cantidad de variables. Esto implica que incluso datos precisos pueden llegar a ser engañosos.
• Se utilizan costos estándar Esto implica que hay que manejar cómo gestionar bajo recuperación de costos/ sobre recuperación de costos (explicaré esto al final del artículo)*
• La mayor parte del trabajo en la actualidad es de precio fijo o tiene un precio tope.
• Y más…

Estos argumentos no implican que las organizaciones no realicen un seguimiento del trabajo de sus empleados. Simplemente optan por hacerlo de manera diferente.

Asignación de tareas

Al empleado se le asigne cierta cantidad de tareas y se le de un período de tiempo (generalmente de una semana) para completarlas. Una vez que el empleado completa estas tareas, su trabajo está terminado. Una vez terminado el trabajo, pueden optar por dedicar el tiempo sobrante al desarrollo empresarial, personal o a trabajos adicionales.

• El principal beneficio de esto es que incentiva a los empleados a completar sus tareas lo más pronto posible. Siempre y cuando esto se relacione con un buen plan de bonificación al realizar trabajo adicional.
• Es probable que las estimaciones del tiempo que toma una tarea sean más precisas. Es poco probable que un trabajador calcule 4 horas para una tarea que le tome 16. Esto será un buen contrapeso frente al cliente y al gerente de proyecto, que desean que los trabajos se ciñan a un presupuesto.
• La alternativa tiene un inconveniente principal. La empresa necesita establecer cómo garantizar que las tareas recuperen los costos de los empleados y los gastos del negocio.

Tareas facturables

Una vez trabajé con una agencia que llevó el enfoque anterior al siguiente nivel. Como se indicó anteriormente, a los empleados se les asignaron tareas, pero con una diferencia. Se les pagó por cada tarea completada. Esta empresa pagaba un pequeño salario básico a sus trabajadores, pero la mayor parte de sus ingresos se relacionaba con el nivel de trabajo remunerado que realizaban.

La agencia de la que hablo usó este modelo para que los empleados ayuden a trabajar en el desarrollo de negocios. Tomó esta alternativa porque sabía que su flujo de ingresos dependía de que la agencia tuviera un trabajo facturable que se pueda realizar.

Las ventajas de este enfoque son:

• Esta es una gran solución para una agencia pequeña que no quiere tener un alto costo fijo de personal. (En la mayoría de las agencias, esto es del 65% al 80% de los costos operativos).
• Se incentiva al “empleado” sabiendo que se le paga más por las más tareas que realiza.
• Los “empleados” estarán mucho más motivados para trabajar en el desarrollo empresarial cuando haya menos trabajo. Estr se debe a que es de su interés directo garantizar una canalización completa de trabajo.

Las desventajas de este enfoque son:

• Hay pocos los mercados laborales donde se acepta este tipo de modelo retributivo. La agencia a la que me refiero tenía su sede en Polonia, autónomos, por lo que esto puede no parecer tan descabellado.
• Pocos creativos (si los hay) aceptarían este modelo de remuneración.

Sin embargo, nos estamos moviendo hacia una economía de trabajos temporales y muchas agencias usan freelancers (terceros).

Recursos basados en el plan

Esta alternativa es similar al enfoque basado en tareas, pero el tiempo del empleado es administrado por un planificador de recursos (traffic manager). El planificador asignará un recurso a un proyecto durante un período determinado.

Se espera que el empleado haya trabajado en el proyecto durante ese período y solo notifica al planificador si es probable que no lo complete. Después de esto, el trabajo se vuelve a planificar.

• Este enfoque requiere que el tiempo asignado sea razonable para completar la tarea. Normalmente, esto se basa en experiencias pasadas.
• Sin embargo, existe el riesgo de que el planificador subestime la cantidad de tiempo requerido por tarea. Por lo tanto, el empleado deberá trabajar muchas horas para cumplir con la meta

Basado en pérdidas y ganancias

Esta alternativa evita el uso de ‘timesheets’, pues la agencia analiza la situación desde un nivel macro. La agencia se enfoca en la base de costos por mes e intenta vender / entregar el trabajo hasta cubrir esa base de costos.

Cualquier ingreso por encima de este objetivo es un margen. Por ejemplo, si el negocio tiene una base de costos de $ 100k y el equipo venderá y entregará al menos eso para cubrir los gastos.

Esto funciona bien para agencias que tienen una gran cantidad de proyectos de tipo “retainer” o proyectos de precio fijo. El problema es que la empresa aún debe estimar el tiempo necesario para entregar el trabajo para cotizar.

Resumen

Estoy seguro de que hay otras alternativas al uso de timesheets. Sin embargo, los mencionados en este blog son los que he visto personalmente en agencias o empresas de servicios profesionales.

Dicho todo esto, sigo creyendo que los timesheets son la forma más eficaz de gestionar el trabajo real que realiza el personal de la agencia.

Cada vez es más fácil para los empleados registrar sus horas de trabajo con presición. Por ello, algunos argumentos en contra del uso de timesheets no son tan sólidos como hace cinco años. En este artículo se muestra lo sencillo que es realizar este trabajo en WorkBook

Hay otras cosas que pueden hacerse para incentivar a las personas a completar sus timesheets. Explico más sobre esto en este este artículo elaborado por Software Path,

Repito, los datos de los timesheets son clave para proporcionar la información para formar los indicadores de la agencia.

Además, hacen que sea muy fácil ser transparente con los clientes. Ten en cuenta que ninguna de las alternativas presentadas en este blog aborda posibles solicitudes de auditoría de los clientes.

¿Utilizas timesheets en tu agencia? Si no lo haces, ¿considerarías alguna de las alternativas que he sugerido?

* Gestión Bajo recuperación de costos/ Sobre recuperación de costos

La empresa calcula un costo estándar para sus empleados con base en las siguientes estimaciones:

• Horas facturables trabajadas
• Costos presupuestados para empleados
• Gastos generales presupuestados

Este costo estándar se utiliza luego para calcular los costos reales del proyecto / cliente. Sin embargo, las horas facturables reales y los costos generales no serán los mismos que los estimados. El resultado es que la suma de los costos estándar no será la misma que los costos reales en los que incurrió la empresa.

Bajo recuperación de costos es cuando el costo estándar total incurrido es menor que el costo real incurrido por la empresa. Esto significa que los clientes / proyectos parecen ser más rentables de lo que son en realidad.

Sobre recuperación de costos se da cuando el costo estándar total incurrido es mayor que el costo real incurrido por la empresa. Esto significa que los clientes / proyectos parecen ser menos rentables de lo que realmente son.

Como puedes ver, hay muchas alternativas a los timesheets que tu agencia puede usar. Solo es cuestión de encontrar el adecuado para tu negocio