Este es el segundo de una serie de artículos que te ayudarán a elegir las herramientas adecuadas para gestionar tu agencia. En nuestro artículo anterior, explicamos cómo usualmente hablamos con agencias que tienen problemas con las implementaciones.

También explicamos que esto es bastante común y que de acuerdo con estudios, más de la mitad de las implementaciones fracasan. Finalmente, explicamos las tres cosas que las agencias deben hacer antes de buscar nuevos proveedores.

En este artículo veremos los pasos que tu agencia deberá seguir para seleccionar el sistema de gestión correcto.

Ir al mercado

Si tu sistema actual satisface tus necesidades, no hay necesidad de ir más allá. Sin embargo, esta es una buena oportunidad para ver qué más por ahí, ahora que te has metido en la molestia de recoger los requisitos de la agencia.

La mejor forma de hacer esto es investigar qué opciones están disponibles por ahí. Google es una gran herramienta, pero debes buscar qué herramientas está utilizando tu competencia.Aquí es donde tu personal podrá darte un poco de información.

También se puede utilizar una RFI a la que me referí en el artículo anterior. RFI es un acrónimo en ingles de “Request for Information” (Solicitud de información) y se utiliza para escribir a un número de proveedores con algunos requisitos de alto nivel para un sistema. No debería ser necesario ya que deberías ser capaz de obtener una lista de al menos 4 o 5 empresas para mirar. Hay un montón de proveedores de ERP en el mercado, pero honestamente para una agencia, sólo hay 4 o 5 que están suficientemente adaptados para su negocio sin necesidad de un presupuesto enorme.

Cuando tengas tu preselección de aproximadamente 4 proveedores potenciales. El documento que debes enviar es la RFP – “Request for Proposal” (Solicitud de propuesta). Este documento debe contener como mínimo:

• Detalles sobre los antecedentes del proveedor, el número de empleados, las finanzas (si es posible) y los clientes actuales (preferiblemente en una industria similar a la tuya) proceso de implementación, organización de soporte, hoja guía de desarrollo de productos. Esto puede sonar como una gran cantidad de información pero tú no quieres implementar un nuevo sistema más de una vez a la década por lo que lo último que deseas es elegir el proveedor equivocado. Lo entiendo, trabajas en publicidad para que te guste trabajar con los inconformes y los nuevos negocios infantiles pero en mi opinión, hay algunas cosas donde es mejor ir por un socio probado y de confianza.
• Todos los requisitos de la agencia y pide que confirmen cuál de estos cumple su software. Consejo – cuidado con los que dicen que el requisito se puede cumplir a través de la personalización.El problema con esto es que las personalizaciones no son parte del producto estándar por lo que tendrá que pagar al proveedor cada vez que actualice. Un ex-colega mío solía llamar a personalizaciones “el regalo que nunca deja de dar” pero el dador es el cliente, no el proveedor de software.
• El documento también debe incluir la información de costos para el software. Esto no necesita ser una cotización formal pero también debes asegurarte de que tienes el presupuesto.
• Por último, debe haber una fecha límite para cuando necesites las respuestas.

Una vez que obtengas las respuestas, es cuestión de revisarlas e invitar a 2 (máximo de 3) a un taller del sistema. No debería ser más por las siguientes razones: 

Taller vs. Demostración

Tuve cuidado de no utilizar la palabra demostración en el punto anterior, sino más bien taller. Esto se debe a que una demostración es típicamente el proveedor que presenta todas las cosas interesantes que hace su software. Si bien eso es genial, por lo general no demuestran cómo el sistema cumplirá con sus requisitos específicos.

Un taller, por otro lado, suele ser una sesión más larga durante la cual tu proporcionas al proveedor algunos datos ficticios y le pides que demuestre cómo su software cumple con tus requisitos. Eso le permite marcar todos los elementos “imprescindibles” en su lista de requisitos que dijeron que su producto cumple. No hay garantías en este mundo pero las posibilidades de que el software no cumpla con sus requisitos después de esto son escasas.

Referencias

Aprecio que las referencias no son muy comunes en América Latina pero no hay mejor manera de hacerse una buena idea de un proveedor que hablar con sus clientes existentes. Idealmente esto debe ser sin el proveedor presente influenciando el cliente. Digo esto porque hay demasiadas empresas que pondrán los logos de clientes de aspecto impresionante en su material de ventas y sitios web, pero de hecho sólo han iniciado implementaciones y / o para el cliente no ha tenido una gran experiencia.

Debes pedir al proveedor que te proporcione 2 – 3 referencias con las que puedas hablar y que puedan corroborar lo que el proveedor dijo en la RFP y en el taller.

Felicitaciones

Al final de este proceso, habrás concluído la búsqueda del sistema adecuado para tu agencia y estarás en una posición para seleccionar un nuevo ERP confiando en el conocimiento de que es el sistema correcto y el socio de implementación adecuado. Todo lo que queda es la finalizar las partes comerciales.

Entiendo que esto parece mucho trabajo pero no es nada en comparación con el dolor y el sufrimiento de haber seleccionado al proveedor equivocado y tener que hacerlo todo de nuevo o tolerar un sistema que es subóptimo para los próximos años.

Un poco sobre Agency Soft 

En Agency Soft enemos más de 30 años de trabajo con empresas de servicios profesionales. 20 de los cuales se han estado trabajando con agencias. Somos el socio latinoamericano de Deltek, filial de Roper Technologies (cotizado en la Bolsa de Nueva York).

Deltek es el líder mundial en soluciones para empresas de servicios profesionales. Cuenta con una gama de soluciones diferentes para empresas de servicios profesionales de las cuales  WorkBook y ConceptShare. Deltek tiene miles de usuarios en agencias.

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