Una pregunta que surge con frecuencia cuando implementamos sistemas de gestión para nuestros clientes es: '¿Cuál es la mejor forma de calcular los costos y tarifas de los proyectos y cómo deberíamos reflejarlos en nuestros sistemas para obtener una rentabilidad precisa?' Una calculadora de costos puede ayudarte a lograrlo. Pero hay algunas cosas que debes considerar antes.

Primero, cuando se trata de costos, Yo no recomiendo tratar de estimar las tarifas de costo a nivel individual.Mantenerlo y controlarlo es una pesadilla administrativa. Las tarifas deben calcularse según la tasa de trabajo o según el rol.

Segundo, estas tarifas deben ser costos totales. Esto significa que debes asignar los costos indirectos a los roles para que tengas una tarifa que recupere el costo total del trabajador y no solo su salario.

Hemos desarrollado una calculadora de costos que puede ayudarte con esto y la puedes encontrar aquí.

Entiendo que las tarifas de venta, especialmente para agencias y trabajos que se obtienen por medio de 'pitches' son bastante arbitrarios, PERO debes saber cuáles son tus tarifas de costo y tus tarifas de facturación objetivas porque:

• Los necesitas para saber si estás alcanzando tus márgenes presupuestados.
• Te da información para que al menos puedas cubrir tus costos al presentar un 'pitch' de un nuevo trabajo.

Hay varias cosas que necesitas tener en mente para hacer esto de forma efectiva.

Es tanto un arte como una ciencia.

Por mucho que nos gustaría estimar de forma precisa las tarifas de costo y facturación, esto es imposible, porque las tarifas estimadas tienen como base los costos estimados, horas totales y tiempo facturable que el equipo trabajará.

He visto algunos sistemas que proporcionan información de tarifas como una de sus características, sin embargo, esto solo puede hacerse de forma retrospectiva. Te darán los costos y tarifas de facturación alcanzados en el pasado, pero eso no garantiza que esas serán las tarifas en el futuro.

Nunca podrás vencer al mercado

En la industria publicitaria, los 'pitches' se están convirtiendo en la nueva norma por lo tanto, el valor de los pitches está más relacionado al mercado que a los costos internos. Esto podría llevar a la tentación de creer que estimar las tasas es un ejercicio fútil, pero es lo contrario. Como dije en la introducción, es más importante que nunca que las agencias entiendan sus costos para que sepan cuál es el valor más bajo que pueden ofrecer y, con ello, cuándo deben alejarse.

Seguimiento

Escribí sobre la sobre recuperación y la sub recuperación de los costos en un artículo anterior.. Una vez que hayas ingresado tus costos estimados o estándar, realiza un seguimiento para asegurarte de que realmente reflejen la situación actual. Prepárate para ajustarlos de forma trimestral o, en casos extremos, mensual.

El panorama general

Finalmente, no olvides el panorama general y no permitas que te absorban los detalles. El objetivo general de una agencia es entregar trabajos excelentes que encanten a sus clientes y obtener una ganancia razonable. Esta herramienta te da la información que necesitas para cotizar o presentar trabajos a tarifas razonables que cumplan con tus márgenes de ganancia.

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Nuevamente, puedes encontrar la calculadora de costos aquí