Opciones para Gestionar la Colaboración y los Archivos en Agencias de Publicidad

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En el mundo de la publicidad, donde la creatividad reina, la gestión de archivos efectiva y la colaboración son piezas clave para el éxito. Las agencias publicitarias más exitosas dependen de una buena colaboración y una buena gestión de sus activos creativos para así poder crear campañas que capten la atención y obtengan resultados. Las agencias, además, deben lidiar con una amplia gama de activos digitales como los 'mockups', presentaciones o videos. Sin un sistema adecuado de gestión de los archivos, el caos no tarda en llegar. Con él, las agencias terminan incumpliendo sus plazos y teniendo trabajadores frustrados.

En este artículo, exploraremos la importancia de la colaboración y la gestión de archivos en el trabajo creativo de las agencias de publicidad y cómo herramientas como Deltek WorkBook pueden ayudar a afrontar los retos únicos dentro de la industria creativa.

La Importancia de la Colaboración y la Gestión de Archivos en el Trabajo Creativo

La creatividad florece en entornos donde las ideas pueden compartirse libremente, mejorarse y ser trabajadas. La colaboración es el centro de cualquier campaña publicitaria exitosa- Permite juntar talentos, perspectivas e ideas diversas para crear un buen contenido que resuene con las audiencias. Para las agencias publicitarias, impulsar una cultura colaborativa es clave para que sus equipos creativos alcancen su potencial. Ya sea en una sesión de lluvia de ideas, colaboraciones entre departamentos o reuniones con los clientes, la comunicación y colaboración efectiva son la base de cualquier campaña exitosa. 

Cómo WorkBook Impulsa la Colaboración

Con las funcionalidades de colaboración de WorkBook, como paneles en tiempo real de los proyectos y herramientas que facilitan la comunicación del equipo, las agencias publicitarias pueden agilizar sus colaboraciones y garantizar que todos estén alineados y trabajando para alcanzar el mismo objetivo. Además, la funcionalidad de gestión de flujos de trabajo de WorkBook facilita la colaboración entre los diferentes departamentos, garantizando que el proyecto avance sin problemas de inicio a fin. 

Las funcionalidades de colaboración de WorkBook incluyen: 

  • Gestión de Proyectos Centralizada : WorkBook brinda una plataforma centralizada en la que los equipos pueden colaborar en los proyectos en tiempo real. Desde la asignación de tareas hasta la retroalimentación, toda la comunicación y archivos relacionados al proyecto están en un solo lugar.
  • Colaboración Las funciones de chat y mensajes incluidas en WorkBook facilitan la comunicación entre los miembros del equipo (y los clientes) sin importar si están en la oficina o trabajando de forma remota. Esto impulsa el trabajo en equipo y garantiza que las ideas puedan ser compartidas y discutidas sin retrasos.
  • Portales de Clientes : Con WorkBook puedes ser más transparente que nunca con tus clientes. Esta herramienta permite que las agencias creen portales de colaboración con sus clientes. En estos espacios, los clientes pueden revisar cómo van sus proyectos, brindar retroalimentación y aprobar los entregables. Esta transparencia fortalece las relaciones entre los clientes y las agencias y garantiza que los proyectos se mantengan organizados.

La cereza del pastel: Mejora la Colaboración con ConceptShare

Best Proofing Tools ConceptShare

Deltek WorkBook ahora se integra también con ConceptShare, una plataforma colaborativa de revisiones y aprobaciones. ConceptShare agiliza el proceso de aprobación de los activos creativos, permitiendo que todas las partes involucradas puedan brindar retroalimentación directamente en imágenes, videos y documentos. Todo en una plataforma centralizada.

ConceptShare ofrece: 

  • Anotaciones: ConceptShare brinda poderosas herramientas para anotaciones que permiten realizar comentarios y marcar imágenes, videos y documentos. Esto agiliza el proceso de retroalimentación y garantiza que este sea claro y fácil de seguir.
  • Flujos de Aprobación: ConceptShare permite que las agencias creen flujos de aprobación personalizados para garantizar que los activos creativos sean revisados y aprobados por la parte adecuada andes de la entrega. Esto ayuda a prevenir los cuellos de botella y garantiza que los proyectos se mantengan encaminados. (WorkBook también tiene flujos de aprobación diferentes, por fuera de ConceptShare).
  • Colaboración en Tiempo Real: Con ConceptShare, los miembros del equipo y los clientes pueden colaborar en tiempo real, sin importar dónde están ubicados. Esto impulsa un entorno colaborativo donde las ideas pueden compartirse, mejorarse e implementarse rápidamente, lo que lleva a que los proyectos se entreguen más rápido.

Mantener los activos creativos organizados para una gestión de archivos eficiente

Ya lo dijimos en la introducción, la gestión de archivos eficiente es fundamental para mantener la productividad y cumplir con los plazos ajustados para las agencias publicitarias modernas. 

Cómo WoekBook agiliza la gestión de archivos

WorkBook ofrece funcionalidades robustas de gestión de archivos que ayudan a las agencias de publicidad a mantener sus activos creativos organizados y accesibles.

  • Almacenamiento centralizado de archivos: WorkBook proporciona un repositorio centralizado para almacenar todos los archivos relacionados con el proyecto, eliminando la necesidad de carpetas dispersas y archivos adjuntos de correo electrónico. Esto garantiza que los miembros del equipo puedan encontrar rápidamente los archivos que necesitan, lo que reduce el tiempo perdido buscando recursos.
  • Control de Versiones en los 'briefs': Con las capacidades de control de versiones de WorkBook para sus resúmenes de proyectos y tareas, las agencias pueden realizar un seguimiento de los cambios en los archivos y volver fácilmente a versiones anteriores si es necesario. Esto evita confusiones y garantiza que todos trabajen con los recursos más actualizados.
  • Etiquetado de Archivos: WorkBook hace que sea más fácil encontrar cualquier cosa ingresada en el sistema. Permite a los usuarios etiquetar archivos con palabras clave relevantes, lo que facilita la categorización y búsqueda de archivos según criterios específicos. Esto ahorra tiempo y garantiza que los archivos se puedan localizar rápidamente, incluso a medida que el proyecto evoluciona.

Invertir en un sistema bien estructurado de colaboración y gestión de archivos, como WorkBook, permite que tu agencia:

  • Impulse su producción creativa Elimina el tiempo desperdiciado en tareas administrativas y utilízalo en ejecutar otras tareas creativas.
  • Impulse la productividad de sus equipos Los flujos de trabajo optimizados y la información centralizada mantienen a todos enfocados y en sintonía
  • Mejore la satisfacción de los clientes Fomenta la comunicación transparente y entrega proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.

Al priorizar la colaboración y gestión de los archivos, tu agencia podría desbloquear un nuevo nivel de eficiencia creativa e impulsarse al frente de la industria.

 

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