Tips to maximize client profitability

6 consejos para maximizar la rentabilidad de los clientes

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Nos guste o no, las agencias de publicidad son empresas de servicios profesionales. Vendemos los conocimientos y servicios de nuestro equipo a nuestros clientes con un margen de beneficio. Por supuesto, si tu agencia es pequeña, es probable que tus clientes paguen por tus conocimientos y tu creatividad. Eso quiere decir que uno de los KPI de tu agencia tiene que ser la rentabilidad del cliente.

El problema, como muchos de ustedes ya saben, es que los clientes son muy exigentes. Quieren un trabajo de la máxima calidad a un precio mínimo. Aunque se puede decir lo mismo de la mayoría de las industrias, parece que las agencias de publicidad tienen los clientes más exigentes.

Ya hemos hablado largo y tendido sobre el proceso de pitch en artículos anteriores. Es una pena porque todo ese proceso pone a tu agencia "en la cuerda floja" ya que:

  • La agencia debe invertir mucho tiempo y esfuerzo de forma gratuita.
  • El presupuesto debe ser "competitivo" (es decir, con un margen mínimo o incluso deficitario, con la esperanza de que la agencia pueda subir los precios de otros trabajos).

Dicho esto, no todo es malo. Hay formas de maximizar la rentabilidad de los clientes de tu agencia. Empecemos.

1. Términos y condiciones (TyCs)

Empieza la relación como quieres que continúe. Demuéstrele a su cliente que tu empresa es un negocio de servicios profesionales y envíele los T&C de tu agencia cuando empieces a trabajar con ellos. Esto puede parecer obvio, pero deben prepararse con la ayuda de un abogado especializado en contratos para asegurarse de que protegen a la agencia.

Como mínimo, deben incluir cláusulas sobre:

  • Confidencialidad del cliente
  • Propiedad Intelectual
  • Protección de datos
  • Responsabilidades
  • Condiciones comerciales
  • Aclaración del alcance
  • Condiciones de pago
  • Cancelación
  • Jurisdicción, etc. 

Los clientes pueden querer negociar, y eso está bien, pero tú ya has establecido el punto de partida y puedes negociar desde ahí.

Quizá te preguntes qué tiene que ver esto con la rentabilidad. Pues bien, estos términos ayudan a definir las condiciones del negocio y ponen límites a lo que se puede y no se puede hacer.

2. Procesos y procedimientos

Son demasiadas las agencias que siguen sin saber qué clientes son rentables y mucho menos capaces de maximizar su rentabilidad. Una cosa que te ayudará es asegurarte de contar con los procesos adecuados para registrar los ingresos y los gastos.

Es reconfortante ver tantos Directores de Operaciones/COO en las agencias. En el modelo de agencia tradicional eran escasos. Uno de los cometidos de sus departamentos debería ser establecer normas para los procesos y procedimientos. La agencia debe tener un procedimiento operativo estándar (SOP) para:

  • Informes de clientes
  • Respuestas a RFI (Solicitudes de Información) y RFP (Solicitudes de Propuesta)
  • Presupuestos (incluyendo aprobaciones y envío a clientes)
  • Timesheets - Sí, la agencia debe introducir timesheets (o utilizar una alternativa real) para poder ver su rentabilidad.
  • Gastos y facturas de proveedores
  • Facturación
  • etc...

Son de gran ayuda no sólo para maximizar la rentabilidad de los clientes, sino también para mantener la agencia en funcionamiento si (como muchas otras) tiene una alta rotación de personal.

Además, ayudan a maximizar la rentabilidad de los clientes, porque las agencias pierden literalmente millones de dólares en gastos no facturados.

3. Los Números Correctos

Tu agencia no puede maximizar la rentabilidad de los clientes si no dispone de datos fiables. Tienes que conocer tus gastos para saber cuál es tu índice de rentabilidad. También necesitas establecer tu tasa de ventas para tener la posibilidad de cumplir tus objetivos generales de rentabilidad.

Sabemos que los clientes suelen negociar y que puedes cobrar distintos precios, pero esta información te indica cuánto puedes ganar o perder antes de empezar un proyecto.

Estás de suerte porque tenemos una plantilla en nuestros recursos que te sirve para calcular tanto tus gastos como tus tarifas. Descárgala.

4. Las Herramientas Adecuadas

Hay un dicho muy trillado que dice que "no se puede mejorar lo que no se puede medir".

Todos los consejos anteriores no sirven de nada a la hora de maximizar la rentabilidad de los clientes a menos que cuentes con el software necesario para gestionar tus proyectos y medir la rentabilidad de los clientes. Una vez más, ya hemos hablado largo y tendido sobre lo que debe tener tu sistema, así que no te aburriré con los detalles.

Sólo ten en cuenta que WorkBook tiene todo lo que necesitas para gestionar tus clientes y proyectos de manera eficaz y en tiempo real para que puedas ser proactivo.

5. Informes Adecuados

Si tienes el sistema adecuado, entonces esto viene por añadidura. Para poder maximizar la rentabilidad de los clientes, es necesario verlo. También es necesario saber cómo van los proyectos y si van por buen camino o no.

Esto significa que es necesario saber cuál es la "estimación de finalización" y la "estimación al finalizar" de un proyecto. Se trata de tomar los gastos reales y añadir una estimación de los gastos futuros para ver cómo se va a llegar al presupuesto.

Es increíblemente valioso para saber si un proyecto va a generar pérdidas y para tener la oportunidad de evaluar dónde se está perdiendo y rectificar el camino.

6. Una Buena Administración

Por último, tienes que tener una buena gestión interna en tu agencia. Esto significa que

  • Envía a los clientes tus TyCs, con informes
  • Sigue tus procedimientos operativos normalizados y
  • Asegúrate de que los gastos se cobran a tiempo.
  • Factura regularmente
  • Factura por separado los elementos fuera del alcance del proyecto

Puede parecer obvio, pero hay muchas agencias que disponen de todas las herramientas, procesos, procedimientos, etc. adecuados, pero no los aplican.

Podemos afirmar que si pones en práctica todo lo anterior, notarás una gran diferencia a la hora de maximizar la rentabilidad de tus clientes.

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