Razones por las que el correo y el excel no son sistemas de gestión de agencias

Compartir en LinkedIn
Compartir en Twitter
Compartir en Facebook

En el mundo de la gestión de agencias de publicidad, las herramientas y la tecnología que se utilizan pueden tener un impacto significativo en la eficiencia, productividad y, en general, en el éxito de la agencia. Herramientas como las hojas de cálculo- ya sean en excel o en cualquiera de sus formatos- son fundamentales para los negocios. Sin embargo, su papel para realizar ciertas tareas dentro de la gestión de una agencia debe evaluarse cuidadosamente. Depender exclusivamente de estas herramientas para la gestión de una agencia puede llegar a ser perjudicial. Las agencias son negocios que necesitan soluciones de software especializadas si quieren manejar su negocio de forma eficiente.

El mal uso de las hojas de cálculo como herramientas de gestión de agencias

A pesar de ser fundamentales para los negocios a las hojas de cálculo normalmente se les pide más de lo que pueden realizar. Esta herramienta es excelente para cumplir con las tareas para las que fue diseñada: análisis numéricos, organización de datos y contabilidad básica. Sin embargo, al utilizarla para tareas más complejas como las relacionadas a la gestión de una agencia, la herramienta no tarda en quedarse corta. La gestión de una agencia requiere de más habilidades que las que puede ofrecer una hoja de cálculo. 

Registrar el tiempo de trabajo

Las hojas de cálculo carecen de las características dinámicas que son necesarias para llevar un registro del tiempo de trabajo de forma adecuada. Esto lleva a problemas de eficiencia y exactitud en áreas como facturación y gestión de proyectos.

Generar reportes de gastos

Ingresar manualmente los gastos en una hoja de cálculo es una tarea que consume tiempo y es propensa a errores, lo que puede llevar a discrepancias financieras.

Gestión de proyectos

Las hojas de cálculo no permiten realizar actualizaciones o colaboración en tiempo real. Esto es fundamental para que la gestión de proyectos en agencias fluya adecuadamente.

Gestión de recursos y disponibilidad

Las hojas de cálculo se quedan cortas al momento de proveer una visualización integrada de la asignación de recursos, lo que lleva a problemas de sobre y sub-utilización.

Seguridad e integridad de los datos

El riesgo de brechas de seguridad y pérdida de datos es más grande al utilizar hojas de cálculo ya que no poseen las características de seguridad necesarias.

El uso adecuado de hojas de cálculo

Las hojas de cálculo son la mejor herramienta para manejar datos estadísticos necesarios para realizar análisis, presupuestos y proyecciones financieras. Además son ideales para análisis que se realizan una sola vez, como la extracción de datos resumidos y obtenidos de otras herramientas de negocio para obtener información específica.

Su rol debe ser el de complementar sistemas de gestión más avanzados. No deben ser utilizadas como el principal recurso para la gestión de tareas dinámicas que requieren de colaboración.

Las deficiencias del correo para la gestión de agencias

Las limitaciones del correo electrónico como una herramienta de gestión de agencias se vuelven bastante obvias en el contexto del trabajo de una agencia. Esta herramienta fue diseñada para la comunicación y muestra una serie de falencias cuando es utilizada para la gestión:

Capacidad de búsqueda y organización

Encontrar información específica en un mar de correos electrónicos es tedioso y consume demasiado tiempo.

Control de Versiones

Hacer un seguimiento de la versión más reciente de un documento o un arte puede ser toda una pesadilla en un sistema basado en correos electrónicos.

Eficiencia de la Colaboración

El correo electrónico no permite tener una colaboración efectiva en tiempo real, que es fundamental para que los proyectos de una agencia sean exitosos.

Sobercarga de Información

El volumen de correos electrónicos que se envían y reciben puede causar que información importante se pierda o no sea tomada en cuenta.

El rol del correo electrónico

El correo electrónico debe limitarse a su punto fuerte- la comunicación. Es ideal para un contacto inicial, agendar reuniones, y otras necesidades que requieran de una comunicación sencilla. Dentro de la gestión de una agencia, su uso debe ser estratégico y limitado.

Adopta herramientas especializadas para la gestión de agencias

Teniendo en cuenta las limitaciones de las hojas de cálculo y el correo electrónico, herramientas especializadas como WorkBook y Magnetic se presentan como alternativas superiores. Estas herramientas están diseñadas específicamente para las complejas necesidades de la gestión de agencias y proveen una serie de beneficios como:

  1. Integración integral: WorkBook y Magnetic ofrecen un enfoque holístico, integrando varios aspectos de la gestión de la agencia en una plataforma única y optimizada.
  2. Colaboración en tiempo real: Estas herramientas permiten enviar actualizaciones en tiempo real y entornos de trabajo colaborativos, que son fundamentales dada la naturaleza dinámica de los proyectos de las agencias.
  3. Rentabilidad y retorno de la inversión: el retorno de la inversión con estas herramientas es significativo. Ofrecen soluciones sólidas a una fracción del costo de los métodos tradicionales si se considera el ahorro de tiempo y la eficiencia obtenida.
  4. Personalización y escalabilidad: estas herramientas se pueden adaptar a las necesidades específicas de una agencia, lo que garantiza escalabilidad y flexibilidad a medida que la agencia crece.

Conclusión

La era digital exige que las agencias evolucionen y mejoren las herramientas que utilizan. Si bien el correo electrónico y las hojas de cálculo tienen su lugar, su papel en la gestión de agencias debe ser limitado y estratégico. Herramientas especializadas como WorkBook y Magnetic ofrecen soluciones integradas, en tiempo real y colaborativas que satisfacen específicamente las necesidades de la gestión de agencias. Adoptar estas herramientas no es sólo una cuestión de mantenerse actualizado; se trata de optimizar la eficiencia, la precisión y, en última instancia, el éxito de la agencia.

Recibe consejos para manejar tu agencia en tu correo

Suscríbete a nuestro blog

¿Tu agencia está lista para una recesión?

Descubre si tu agencia está lista para enfrentar y superar los retos del futuro

Pareces ser alguien que quiere mejorar su agencia

¡Te ayudamos enviándote consejos a tu correo!

tips to manage agencies