Estoy preparándome para la entrevista en la que estaré con Carlos Pezzani, ex Grey y Y&R Latinoamérica que tiene más de 30 años de experiencia en la industria. Carlos es el dueño de "Sanar su empresa" una consultora para la transformación de negocios que se especializa en agencias de publicidad. La entrevista será parte de Deltek Insight, un evento que Agency Soft se enorgullece de auspiciar este año. Uno de los temas de los que plano hablar con Carlos es el manejo de las agencias y el uso inadecuado de herramientas como el correo electrónico y las hojas de cálculo en agencias de publicidad.
¿Qué pasa con las hojas de cálculo?
Como contador, debo decir que amo las hojas de cálculo. Estoy seguro de que siguen siendo la herramienta más usada en los departamentos financieros del mundo. Dicho eso también son de las herramientas más mal utilizadas en la mayoría de negocios. y las agencias no son la excepción. Las hojas de cálculo son económicas, fáciles de usar y tienen miles de fórmulas, macros y características. Esto hace que sean la solución más utilizada para cualquier problema de negocio, como por ejemplo:
- Necesitamos usar una herramienta para registrar el tiempo, entonces hacemos que los usuarios llenen los timesheets en Excel.
- Los usuarios necesitan ingresar sus reportes de gastos, entonces podemos crear una hoja de cálculo en Google para eso.
- Necesitamos gestionar un proyecto, existe una plantilla de hoja de cálculo para lograrlo.
- Necesitamos administrar los recursos y su disponibilidad, lo podemos hacer en Excel.
¿Alguno de estos ejemplos te suena familiar?
Tu agencia no debería usar excel para ninguno de los ejemplos anteriormente mencionados. Hay herramientas en el mercado que gestionan eso perfectamente bien. De hecho, muchas de estas herramientas te permiten hacer todo lo que mencionamos arriba a un costo de menos de USD 1 diario por usuario. Estas herramientas están integradas, funcionan en tiempo real y son colaborativas. Esto te permite saber que el usuario puede ingresar los datos sabiendo que lo está haciendo adecuadamente.
Estas herramientas también te permiten obtener reportes y KPIs claves sin pasar horas copiando y pegando datos de una hoja de Excel a otra. Tampoco estarás intentando usar enlaces y fórmulas para lograrlo. Y eso asumiendo que no hay errores en las fórmulas, lo que no sucede en el menos un 88% de las hojas de cálculo.
No me malentiendan. No estoy diciendo que las agencias no deberían usar hojas de cálculo. De hecho, hay muchas ocasiones en las que son bastante útiles. Por ejemplo, cuando se está haciendo trabajo 'ad-hoc' o cuando se toma los datos resumidos por el sistema de tu negocio y se los analiza. Incluso he creado una plantilla en Excel para que puedas calcular las tarifas y los costos de tu agencia (que puedes descargar aquí)
El punto al que quiero llegar es que algo que puede parecer barato y sencillo suele ser más costoso y una pérdida de tiempo..
¿Qué pasa con el correo electrónico?
De una forma parecida El correo electrónico no es una herramienta efectiva para el manejo o la colaboración. Debería usarse para lo que fue diseñado... para la comunicación.
El tratar de usar el correo electrónico para la colaboración en proyectos o la revisión del contenido creativo es terriblemente ineficiente. Además, es muy difícil realizar el seguimiento.
¿Cuántas veces has estado buscando la última versión de un brief o una cotización en un correo solo para descubrir que hay varias 'versiones definitivas' que necesitan consolidarse?
Además hace que sea mucho más difícil rastrear el tiempo que se pasa buscando un correo de un cliente. Si trabajas en un sistema de colaboración de proyectos, es el sistema el que se encarga de registrar el tiempo por ti.
Entiendo la tentación de usar el correo electrónico. Es una herramienta con la que ya cuentan los negocios. Pero las agencias venden el tiempo y las habilidades de sus trabajadores, por lo que el tiempo desperdiciado en tareas administrativas innecesarias es tiempo por el que se le pudo haber cobrado a los clientes. Cuando se mira el panorama de esta manera, se puede ver rápidamente lo caro que es utilizar el correo electrónico.
Finalmente, y algo que normalmente no se ve, es el impacto que el uso de herramientas inapropiadas tiene en las nuevas generaciones de trabajadores. Las agencias ya luchan con una alta rotación de personal y baja satisfacción laboral por parte de los trabajadores. No es sorprendente si tomamos en cuenta cuántos de esos trabajadores son milennials o miembros de la Generación Z. Estos chicos usan la tecnología y aplicaciones más avanzadas en sus dispositivos móviles. ¿Cómo esperamos que trabajen con herramientas anticuadas e inapropiadas en la oficina?
Si quieres conocer algunas de las herramientas de las que hablé en este blog contáctanos
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