¿Cuánto cuesta implementar un nuevo ERP en una agencia?

A menudo nos preguntan cuál sería el costo de implementación de un nuevo ERP. Este término se refiere al sistema planificación de recursos empresariales.

Lo cierto es que es una pregunta dificil de responder a la ligera. Esto se debe a que el costo de implementación de un ERP depende de una serie de factores. Algunos de estos pueden parecer obvios (como el costo por la complejidad del software), pero hay otros que son más subjetivos (como el costo que tendrá interrumpir el negocio para implementar el nuevo sistema).

Muy pronto lanzaremos un White Paper titulado :

Planificando y estimando el costo interno de la implementación de un sistema

Dicho eso, según este artículo elaborado por Software Path, sostiene que un sistema ERP promedio cuesta $8,265 por usuario en un período de 5 años.

Antes de que entres en pánico, ten en cuenta que este valor representa el costo TOTAL. Por lo tanto, podemos presumir que incluye los valores de las licencias y consultorías. Además, es un costo que se genera en cinco años.

Entonces, ¿cuáles son los costos principales al implementar un ERP?

El costo más alto es uno que casi nunca es incorporado en los cálculos. Es el costo que representará el tiempo de los trabajadores de la agencia. En otros palabras, se refiere al tiempo que ellos tendrán que sacrificar durante el proceso de implementación Este artículo en LinkedIn usa una simple regla de 5 para calcular el costo. En definitiva, el valor total será de casi cinco veces el costo del software. Es una regla simple que está respaldada por años de evidencias.

Lo siguiente es el costo de la implementación. Ese es el enfoque de este blog. Se refiere al pago que se debe hacer a los consultores que asistirán durante la implementación.

Muchos vendedores de sistemas te dirán que el costo de la implementación será de aproximadamente 1:1 frente al costo total del software. Sin embargo, lo cierto es que el valor es mayor. Esto se debe a que la mayoría de los vendedores reducurá las tarifas para animar a los clientes a contratar el software. Sé que es irónico que estemos hablando esto siendo revendedores de soluciones de software.

A menudo nos preguntan por qué implementar un sistema es tan costoso. Analicemos los componentes que forman parte de las tarifas de implementación.

Iniciación/ Planificación

Nos guste o no, la implementación de un nuevo sistema es un proyecto. Por lo tanto, debe ser manejado como tal. Al igual que cuando realizas una planificación para tus clientes, la implementación de un sistema necesita:

Un alcance- sobre lo que se implementará, qué objetivos se alcanzarán, qué limitaciones se tiene, cuáles son los riesgos, las dependencias, etc.
Un plan- sobre lo que pasará, cuándo pasará, quién deberá estar involucrado, etc.

Análisis de Requerimientos/ Diseño

Cada negocio es diferente. Si bien negocios que funcionan en un mismo sector serán similares, no serán exactamente iguales. Esto se aplica especialmente a las agencias que necesitan tener diferenciadores para destacarse de su competencia.

Por este motivo la implementación tiene una fase en la que se analizan los requerimientos. Durante ella, como su nombre lo indica, los consultores hacen coincidir los requisitos de los negocios con la funcionalidad del software.

Seleccionar un software que tiene un ajuste cercano a las necesidades de tu negocio es de gran ayuda. El hacerlo implicará que el software necesite pocas configuraciones o adecuaciones para funcionar bien para ti. Los consultores tendrán experiencia y podrán añadir valor al proceso. Un ejemplo de esto es WorkBook un sistema total de gestión de agencias. Esta herramienta fue diseñada por expertos en agencias. Por lo tanto, puedes estar seguro de que cumplirá entre el 95% y el 100% de los requerimientos de una agencia sin necesidad de mayores ajustes. Además, nuestro equipo también tiene varios años de experiencia trabajando en el mundo de la publicidad.

Instalación/ Configuración

Una vez que se llega a un acuerdo y se elabora una documentación de los requisitos, el sistema debe ser configurado. Hoy por hoy, la instalación se hace en la nube y esta es la forma en la que debe funcionar para las agencias modernas. Esto evitará todos los costos y las molestias de instalar un software en las instalaciones de tu agencia.

Entrenamiento

Tu equipo debe poder utilizar el software. Los videos instructivos funcionan para algunas personas, mientras que hay otras que prefieren que sea un consultor quien los instruya. Por obvias razones, la última opción es la más costosa.

Fase de pruebas/ práctica

Tu agencia necesita asegurarse de que el sistema cumpla con sus requerimientos. Necesitarás probar el sistema por medio de la ejecución de distintos proyectos y tipos de proyectos para replicar tantas situaciones reales como sea posible. Esto deberá hacerse antes de que el sistema esté al aire.

Es claro que la mayor parte de este trabajo se realizará de forma interna. Sin embargo, necesitarás consultores que estén disponibles para responder las preguntas y confirmar que el proceso se está realizando adecuadamente. Además, los consultores deberán hacer cualquier ajuste a la configuración en función de tu retroalimentación.

Migración de datos

Una vez más, la mayoría del trabajo se hará en la agencia. Sin embargo, necesitarás asistencia para extraer los datos de tus sistemas anteriores y cargarlos al nuevo.

Soporte tras el lanzamiento

Lanzar un nuevo sistema implicará un nuevo cambio para tu negocio. Los usuarios deberán ser entrenados, tendrán preguntas y el equipo interno de la agencia necesitará ayuda para manejar estas dudas. Este equipo interno necesitará ayuda para familiarizarse con la administración del nuevo sistema.

Gestión de proyectos

Tu agencia probablemente tiene gerentes, por lo que este punto puede explicarse por si solo. El gestor de proyectos deberá asegurarse de que el proyecto se realice según lo planeado y se mantenga en el presupuesto acordado.

Resumen

La implementación de un nuevo sistema implica varios puntos. Por lo tanto, necesitarás realizar un presupuesto para esos costos y seleccionar un nuevo sistema. Finalmente, el costo general de la implementación variará entre sistema y sistema con base en la complejidad del mismo. Esto quiere decir que a veces es mejor seleccionar un sistema a la medida que cumpla con la mayoría de requisitos de tu agencia inmediatamente.