5 elementos fundamentales para determinar el alcance de un proyecto exitosamente

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Determinar correctamente el alcance de un proyecto es esencial si queremos entregarlo a tiempo, dentro del presupuesto y con los resultados deseados. Cuando se trata del sector de la publicidad, que es famoso por ofrecer un servicio excesivo a sus clientes, nos quedamos cortos. En un artículo anterior hablamos de la tendencia a sobrepasar el alcance del proyecto y de algunas medidas que las agencias pueden tomar para evitarlo. Este artículo se basa en ello y nos centramos en algunas de las medidas proactivas que puede tomar la agencia para delimitar eficazmente el alcance de los proyectos.

Si esto se hace bien, el impacto en la calidad de tus proyectos y en su rentabilidad será enorme. Sí, sabemos que no es lo único, por supuesto.

Conocer estos 5 elementos para definir el alcance de un proyecto puede ayudar a los equipos a trazar el camino que se debe seguir desde su inicio hasta su finalización.

Establece tu postura

No nos referimos a la preparación para el proyecto en sí, porque en ese momento ya es demasiado tarde. Se trata de dar un paso atrás y ver cómo la propia agencia se va preparando para trabajar con los clientes. Tu agencia puede iniciar el proceso de definición del alcance del proyecto antes de empezar a hablar con un cliente. Tiene que preparar el terreno y establecerse como cualquier otra empresa de servicios profesionales. Eso significa que hay que trabajar con un abogado y reunir los siguientes documentos básicos:

  • Contrato con el cliente (a veces denominado Acuerdo general de servicios) Este documento define todos los aspectos jurídicos de la relación con tu cliente y establece el marco para todos los proyectos futuros. También debe indicar a quién pertenece la propiedad intelectual de las entregas durante todo el curso del proyecto. Sugerencia: que sea de tu agencia hasta que el cliente liquide la totalidad del pago.
  • Acuerdo de confidencialidad (NDA por sus siglas en inglés). Algunas agencias lo incluyen como parte del contrato con el cliente, pero lo importante es que lo tengas. Es una buena práctica empresarial.

Hay servicios que ofrecen plantillas, pero nosotros recomendamos que sea un abogado quien le ayude a elaborarlas. Es un gasto único, y el valor es inmenso.

Muchos de tus clientes le piden a tu agencia que firme este tipo de contratos, lo que nos lleva a preguntarnos "¿por qué deberíamos tomarnos la molestia nosotros?". Por dos razones:

  1. No todos los clientes lo hacen... y tú necesitas tener esa documentación
  2. Si el cliente lo hace, resulta más fácil comparar ambos contratos y ver en qué difieren las condiciones. Así las negociaciones son más claras (aunque no necesariamente más fáciles).
No tienes que reinventar la rueda para cada proyecto

 

Tu agencia ofrece una gama de servicios a los clientes. ¿Correcto? Entendemos que cada cliente es diferente y que no hay 2 proyectos iguales, PERO todos se dividen en grupos. Un sitio web requiere un proceso específico frente a un anuncio impreso, una campaña en las redes sociales, etc.

También en este caso, las plantillas son esenciales para una delimitación eficaz del alcance del proyecto.

Si sabes que un sitio web necesita esquema, gestión de proyectos, desarrollo y mantenimiento, por qué no tener:

  • Una plantilla del brief para que el cliente la rellene y apruebe
  • Plantilla de presupuesto - que ya incluirá el número de revisiones aceptadas, etc.
  • Plantilla del plan del proyecto - que incluya el mantenimiento, etc.

Cada vez que surja una nueva oportunidad, puedes aprovechar las plantillas y modificarlas según convenga.

Conoce cómo utilizar la funcionalidad de las plantillas de WorkBook

Establece una visión y objetivos claros

Una vez iniciado el proyecto, establecer una visión clara del mismo y sus objetivos asociados es el principio del éxito. Así todos los implicados sabrán en qué están trabajando y les servirá como referencia a la hora de evaluar el progreso a lo largo del proyecto. Aquí es donde entra en juego la plantilla del brief. 

Tan pronto como sea posible, prepara un brief claro del proyecto para sentar las bases de las expectativas y los objetivos. El cliente debe firmarlo antes de empezar a trabajar. Muchas agencias empiezan antes de firmar el brief, pero es arriesgado porque puede cambiar y dar lugar a cancelaciones y clientes que no son rentables.

Este documento debe incluir dos cosas:

  1. Lo que entra en el alcance y lo que no. Te recomendamos que indiques claramente lo que entra en el alcance, con el mayor detalle posible. También es aconsejable dar ejemplos de lo que no entra en el alcance. La expresión "todo lo que no figura en la lista está fuera del alcance" es válida, pero si se dan ejemplos típicos queda más claro.
  2. El proceso de tratamiento y estimación de los elementos que se consideran "fuera del alcance". Así el cliente sabe que se le va a cobrar.

Conoce tus recursos, riesgos y limitaciones

Es esencial conocer los recursos, el presupuesto, los plazos y cualquier otra posible limitación que pueda afectar negativamente a la labor necesaria para tu proyecto. Si trabajas con una agencia externa o con autónomos, asegúrate de incluirlos en este proceso para que todos comprendan las limitaciones prácticas y puedan planificar en consecuencia.

Además, hay que tener en cuenta cualquier factor de riesgo o posible problema que pueda surgir durante el proyecto. Tener una visión clara de los posibles obstáculos te ayudará a crear mejores planes para prepararte para cualquier eventualidad. Esto incluye cualquier posible cambio en el alcance o los recursos, así como cualquier influencia externa que pueda afectar al éxito del proyecto. Asegúrate de haber identificado estos factores desde el principio, para poder planificarlos a lo largo de todo el proyecto e incorporar las medidas de contingencia adecuadas a tu plan.

Identifica suposiciones y limitaciones

Antes de empezar a planificar y ejecutar el proyecto, es esencial identificar cualquier suposición que pueda provocar retrasos o gastos adicionales en el futuro. Son demasiadas las agencias que no lo hacen y después se llevan una desagradable sorpresa al final del proyecto.

Además, conviene señalar las limitaciones presupuestarias, los plazos o los factores externos que puedan influir en el planteamiento del proyecto. Así se sientan las bases para tomar decisiones con conocimiento de causa y el equipo puede planificar y reaccionar con rapidez si las cosas no salen como se esperaba.

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