Agencies struggle to estimate profitable projects

El 'santo grial' de las agencias- estimar proyectos de forma rentable

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Las agencias de publicidad se están enfrentando a uno de sus mayores obstáculos: estimar proyectos de forma rentable. Esto en medio de un panorama que cambia rápidamente. Hoy en día, las agencias deben negociar con clientes que esperan más por menos, lo que marca una distancia importante de modelos como el de tiempo y materiales y de anticipos que alguna vez fueron confiables.

Entendiendo la batalla por la estimación

Para las agencias resulta cada vez más difícil estimar proyectos de forma rentable. Ocasionalmente, las causas de este problema vienen de una subestimación del alcance o la complejidad de los proyectos. Esto lleva a las agencias a tener márgenes de rentabilidad reducidos y, en sus casos, al 'burnout' en los trabajadores.

Cuando un proyecto es subestimado, puede drenar los recursos, dañar las relaciones con los clientes y, al final del día, afectar los resultados.

La batalla por la estimación rentable de proyectos tiene varias causas, pero sus bases están en la cambiante dinámica de las exigencias de los clientes y la complejidad de las operaciones internas.

Cambios en la expectativa de los clientes:

Actualmente, los clientes esperan recibir más servicios por costos más bajos. Este cambio en las expectativas puede llevar a que las agencias subestimen el alcance y los recursos requeridos para los proyectos al intentar cumplir con estas demandas mientras se mantienen competitivas.

Complejidad de los Proyectos

Los proyectos publicitarios modernos son cada vez más complejos y multifacéticos. Las agencias deben lidiar con numerosas variables, desde la tecnología que evoluciona constantemente hasta las necesidades de los clientes. Esto hace que estimar el tiempo, los recursos y costos de los proyectos sea cada vez más difícil.

Asignación de recursos y 'Burnout'

Los errores al estimar proyectos pueden llevar a una asignación inadecuada de los recursos. Comprometer al equipo en proyectos que no se cotizaron correctamente puede causar 'burnout' en los trabajadores, reducir la productividad y generar resultados de baja calidad. Además de afectar los proyectos, eso afecta la moral y las tasas de retención de los trabajadores.

Balance de Calidad y Costos

Las agencias deben esforzarse por mantener altos estándares de trabajo y gestionar los costos de forma efectiva. Subestimar los proyectos puede comprometer la calidad y la rentabilidad. Entregar trabajos de calidad dentro de presupuestos y plazos ajustados requiere de estimaciones precisas y realísticas para los proyectos.

Competencia en el Mercado y Presión en los Precios

La publicidad es un mercado altamente competitivo en el que las agencias a menudo se ven presionadas de bajar sus precios para obtener proyectos. Esto puede llevar a un ciclo en el que el costo de un proyecto no se refleja adecuadamente en la propuesta, impactando los márgenes de rentabilidad.

Risk Assessment and Contingency Planning

A las agencias normalmente les cuesta evaluar los riesgos e incluir contingencias en sus estimaciones. Problemas inesperados como el 'scope creep', revisiones de los clientes o cambios en el mercado, pueden descarrilar el presupuesto y plazo de un proyecto.

Falda de datos históricos y 'benchmarking'

La falta de datos históricos en proyectos similares puede causar dificultades en la estimación. Tomar proyectos anteriores como puntos de referencia ayuda a crear estimaciones más acertadas, pero esto requiere de un sistema detallado y organizado que ayude a mantener los registros.

Brechas en la comunicación

Los malos entendidos o la falta de una comunicación clara entre la agencia y el cliente de los objetivos, entregables y expectativas puede llevar a estimaciones inexactas. Garantizar que todas las partes estén claras en lo que se va a hacer es fundamental para desarrollar una estimación efectiva.

Addressing the struggle

To address the struggles around estimating projects, agencies need a comprehensive approach that involves training teams on estimation techniques, investing in project management tools, improving client communication, and developing a culture that values accuracy and transparency in project estimation.

By acknowledging and strategically addressing these challenges, agencies can improve their estimation processes, leading to more sustainable operations and profitable outcomes.

There are other strategies that agencies can implement to profitably estimate projects. 

Estrategias para estimar proyectos de forma rentable

Para estimar un proyecto de forma rentable, lo primero que debes hacer es tener claro el tipo de proyecto. Los distintos tipos de proyectos, ya sean de precio fijo, tipo retainer o de tiempo y materiales, requieren distintos enfoques para su estimación. 

La implementación de estrategias específicas puede mejorar la exactitud y rentabilidad de las estimaciones de los proyectos:

Implementar un enfoque de estimación por fases

Divide el proyecto en fases o hitos más pequeños. Calcula cada fase por separado para gestionar la complejidad y permitir ajustes a medida que el proyecto avance. Este enfoque puede adaptarse a los cambios sin afectar significativamente la estimación general.

Utilizar datos históricos y análisis

Utiliza datos de proyectos anteriores para crear las estimaciones actuales. Analiza los proyectos completados para comprender los costos y el tiempo reales frente a los estimados. Estos datos históricos pueden proporcionar información sobre errores comunes y áreas donde las estimaciones tienden a desviarse de la realidad. 

Adopta un sistema para realizar un seguimiento del tiempo

Implementa un sistema de seguimiento del tiempo sólido para obtener una comprensión clara de cuánto tiempo toman realmente las tareas. Estos datos ayudan a realizar estimaciones futuras más precisas e identificar áreas donde se puede mejorar la eficiencia.

Utiliza un Software de Estimación

Invierte en software de estimación especializado que pueda ayudarte a crear estimaciones detalladas y precisas. Estas herramientas suelen incluir funciones para la evaluación de riesgos, análisis de escenarios y cálculos de costos, lo que hace que el proceso de estimación sea más confiable y menos propenso a errores humanos.

Una herramienta como WorkBook (diseñada y fabricada para agencias de publicidad por expertos en la industria) permite a las agencias crear plantillas para cualquier tipo de trabajo. Esto permite que las agencias estimen adecuadamente cada tipo de trabajo.

Involucra equipos multidisciplinarios en el proceso de estimación

Incluye miembros del equipo de diferentes disciplinas (creativo, técnico, gerencial) en el proceso de estimación. Este enfoque colaborativo garantiza que se consideren todos los aspectos del proyecto, lo que lleva a estimaciones más completas y precisas.

Revisa y actualiza periódicamente las estimaciones

Treat estimates as dynamic, not static. Regularly review and adjust them as the project progresses and more information becomes available. This adaptive approach can help in managing unexpected changes and keeping the project on track.

Define claramente el alcance y gestiona el 'scope creep'

Establece un alcance claro y detallado del proyecto antes de comenzar el proceso de estimación. Implementa prácticas sólidas de gestión del alcance para evitar el 'scope creep' , que puede afectar significativamente los costos y los plazos del proyecto.

Desarrolla planes de contingencia

Incluye un presupuesto de contingencia en tus estimaciones que te permita manejar situaciones imprevistas. Usualmente, un fondo de contingencia del 10-20% puede proporcionar un colchón contra costos o retrasos inesperados.

Mantén una comunicación transparente con tus clientes

Mantén en una comunicación abierta y honesta con tus clientes sobre costos, plazos y riesgos potenciales. Establecer expectativas realistas desde el principio puede evitar malentendidos y cambios de alcance posteriores.

Ofrece opciones de precios escalonadas

Presenta múltiples opciones de precios basadas en diferentes alcances o niveles de servicio a tus clientes. Esto no solo brinda flexibilidad a los clientes, sino que también permite a las agencias administrar los recursos de manera más efectiva según la opción elegida.

Enfatiza los precios basados en el valor

Siempre que sea posible, aléjate de la fijación de precios puramente basada en el tiempo y pasa a una fijación de precios basada en el valor. Cobra por tus servicios en función del valor o los resultados que el proyecto ofrece al cliente, en lugar de solo el tiempo invertido. Este enfoque puede alinear las expectativas del cliente con los esfuerzos de la agencia y fomentar la eficiencia.

Realiza Evaluaciones al finalizar los proyectos

Una vez finalizado el proyecto, realiza una revisión para comparar la estimación inicial con el resultado real del proyecto. Analiza las discrepancias para comprender dónde se puede mejorar el proceso de estimación para proyectos futuros.

En conclusión

La clave para las agencias en este mercado competitivo radica en contar con las herramientas y procesos adecuados. Adaptarse a las demandas cambiantes de la estimación de proyectos requiere flexibilidad, comunicación clara y una comprensión profunda tanto de las tendencias del mercado como de las expectativas de los clientes. Al emplear estrategias diversas y personalizadas, las agencias pueden afrontar estos desafíos y mantener la rentabilidad de sus proyectos.

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