Managing the month-end is easier with Deltek WorkBook

Recomendaciones para el cierre del mes con Deltek WorkBook

Compartir en LinkedIn
Compartir en Twitter
Compartir en Facebook

Para cualquier profesional de finanzas, el fin de mes es el periodo más estresante. El departamento financiero de una agencia de publicidad no es la excepción. Sobre todo si esa agencia forma parte de una red que tiene que cumplir plazos muy estrictos. El equipo tiene la obligación de:

  • Perseguir las timesheets y los gastos faltantes
  • Registrar todas las facturas de cuentas por cobrar
  • Devengar los gastos de las facturas que no se han recibido

Y todo esto es antes de empezar a calcular los ingresos. Por lo general, esto se hace manualmente, lo que consume mucho tiempo y es poco eficiente cuando no se cuenta con un software para agencias de publicidad como Deltek WorkBook. 

A las horas del cierre de mes se las conoce como las "horas de oro", porque cada hora ganada durante el cierre del mes puede ser la diferencia entre cumplir con el plazo de entrega de los informes o no.

Descubre WorkBook de Deltek

Teniendo en cuenta lo anterior, vamos a echar un vistazo a las mejores prácticas de cierre de mes con WorkBookEstas son las mejores prácticas para cualquier agencia de publicidad, ya sea que utilice el sistema de gestión de la agencia de Deltek o no. La cuestión es que todo esto se gestiona cuidadosamente dentro del software para que sea rápido y eficiente. Veamos las partes principales del proceso.

Gestionando el tiempo y los gastos en WorkBook

Lo primero que hace el equipo de finanzas es intentar que todo el tiempo y los gastos se registren para poder garantizar que el trabajo en curso sea correcto y que los ingresos puedan contabilizarse correctamente. La mejor manera de gestionar esto es que el personal rellene las timesheets con regularidad, preferiblemente a diario. Este video te muestra lo fácil que es introducir las horas con WorkBook.

WorkBook envía recordatorios periódicamente a los usuarios que no han completado sus timesheets para facilitarles la tarea. Hace que sea súper fácil para ellos registrar las horas directamente desde el recordatorio sin tener que ir a la propia timesheet.

Si la agencia es muy estricta en cuanto al cumplimiento de timesheets, se puede incluso configurar el sistema para que los usuarios no puedan hacer nada hasta que hayan completado su timesheet.

Se envían notificaciones similares a los usuarios y a los responsables de aprobar las hojas de gastos incompletas y las hojas de reembolso de kilometraje.

Por último, el departamento financiero también puede ver el tiempo y los gastos pendientes de pago para así dar seguimiento a los rezagados.

Órdenes de Compra y Facturas de Cuentas por Pagar

Deltek WorkBook simplifies agency management

Muchas agencias son reticentes a utilizar órdenes de compra porque consideran que son una tarea administrativa innecesaria. No les parece que aporten mucho valor, pero quizá se deba a que no utilizan una solución de software diseñada específicamente para ellas.

Utilizando una herramienta como WorkBook es posible:

  • Generar la Orden de Compra directamente a partir del presupuesto del cliente. Esto significa que el gerente de proyectos y el gerente de cuentas tienen visibilidad inmediata de los gastos previstos y reales.
  • Utilizar el sistema de aprobaciones en línea para garantizar que la orden de compra sea aprobada por la persona adecuada. Ya no hay que estar buscando documentos por toda la oficina.
  • Introducir las facturas de cuentas por pagar dentro de la orden de compra para que se completen con los detalles de esta. Esto ahorra tiempo y reduce errores al introducir los datos.
  • Revisar los órdenes de compra abiertas a final de mes para devengarlas si es necesario. La agencia puede decidir si esto se hace de forma manual o automática.

En cuanto a las facturas de cuentas por pagar, éstas también pueden importarse desde una dirección de correo electrónico junto con el archivo adjunto, por lo que se agiliza el proceso de introducción de datos. WorkBook también se puede configurar fácilmente para importar facturas desde herramientasrd de terceros.

Cálculo de ingresos en WorkBook

Hay que admitir que este es uno de los mayores retos para el departamento financiero de cualquier agencia de publicidad. Y es que las únicas personas que realmente pueden indicar el porcentaje de desarrollo de un proyecto son los Project Managers. El problema es que es difícil conseguir tiempo con ellos para hacer un repaso de los proyectos a final de mes, ¿verdad?

Con el WorkBook de Deltek esto no sucede. El sistema puede configurarse para ejecutar los “Ajustes mensuales del trabajo en curso”. Se trata de una lista de todos los proyectos con sus estimaciones, tiempo y gastos contabilizados en ellos, y un porcentaje de desarrollo sugerido. El sistema crea una notificación que se envía a todos los Project Managers con una lista de estos para que puedan ajustar los porcentajes según sea necesario. Al igual que las timesheets y otras notificaciones, todo esto se hace en la misma notificación.

El sistema dispone incluso de jerarquías de aprobación para evitar que se produzcan movimientos importantes no aprobados.

Lista de tareas para el cierre del mes

Month-end checklist in Deltek WorkBook

Todas las agencias tienen (o deberían tener) una lista de tareas para asegurarse de que no falta nada en el proceso del cierre del mes. Suele ser una hoja de cálculo que se gestiona “offline”.

El cierre de mes con WorkBook facilita esta tarea. La agencia crea una plantilla de lista de tareas estándar en WorkBook. A continuación, el equipo financiero genera una nueva lista de tareas cada mes y la revisa en el sistema. Toda la documentación pertinente se almacena junto con cada elemento conforme se va marcando, de modo que es fácil de consultar y puede verificarse. El equipo trabaja en la lista de forma conjunta y todos trabajan en el mismo documento, de manera que no se deja escapar nada.

La importancia del software para agencias de publicidad

Con suerte, ya estás empezando a ver por qué es tan importante tener una solución de software diseñada específicamente para las agencias de publicidad. Todas las agencias deben hacer todo lo anterior, pero la pregunta es si lo hacen dentro de un sistema o con hojas de cálculo.

Sólo hemos hecho una pequeña revisión de lo anterior porque aún no hemos hablado de:

  • Conciliaciones bancarias
  • Inter-empresa
  • Calendarios de facturación
  • Cierre de proyectos antiguos
  • Informes y previsiones

Todo esto se hace en WorkBook

El objetivo de este blog era mostrar lo rápido y eficiente que puede ser el cierre de mes con WorkBook en tu agencia. Se ahorrarán muchas de esas horas de oro de las que hablamos antes.

Esto se traduce en menos estrés para el equipo financiero y en menos días largos durante el cierre del mes. Y, lo que es más importante, se podrá dedicar tiempo a realizar el verdadero trabajo de valor añadido que consiste en analizar el rendimiento de la agencia.

Recibe consejos para manejar tu agencia en tu correo

Suscríbete a nuestro blog

¿Tu agencia está lista para una recesión?

Descubre si tu agencia está lista para enfrentar y superar los retos del futuro

Pareces ser alguien que quiere mejorar su agencia

¡Te ayudamos enviándote consejos a tu correo!

tips to manage agencies