Algunas estadísticas que nos llamaron la atención del informe “2022 In House Creative Industry report” de Cella están relacionadas con los sistemas de gestión de activos digitales (Digital Asset Management o DAM por sus siglas en inglés). Las estadísticas incluían:
- 68% de los equipos in-house de una empresa utilizan un sistema de gestión de activos digitales (DAM)
- El 40% de los equipos in-house que utilizan un sistema DAM se crearon hace más de 16 años (lo que puede haber dado paso al comentario realizado durante el webinar en el que se hizo la presentación del informe de que algunos equipos utilizaban una definición bastante "imprecisa" del término).
- Un 9% menos de activos se comparten por correo electrónico... (¡por fin!)
Tal vez las agencias de publicidad sean diferentes de los equipos in-house y cada agencia tenga una herramienta DAM, pero no creemos que sea así.
Entonces, en este blog vamos a profundizar en los sistemas DAM y en por qué son tan importantes para las agencias.
¿Qué es un sistema de gestión de activos digitales (DAM)?
Te preguntarás por qué tenemos que explicar qué es un sistema DAM, pero nos interesa resaltar tanto lo que no es DAM como lo que sí lo es. Un sistema de gestión de activos digitales (DAM) es un programa o servicio de software que ayuda a las empresas a gestionar sus archivos digitales.
La gestión de activos desempeña un papel cada vez más importante en el marketing y la publicidad modernos. Los equipos tienen que publicar y participar en múltiples canales y plataformas. Los anunciantes se coordinan con múltiples partes interesadas y trabajan con catálogos de marcas cada vez más amplios. Por ejemplo, material gráfico para un mailshot, fotos de productos para Instagram, extractos de entrevistas para Twitter, y así un largo etcétera.
Sin una herramienta de gestión de activos adecuada, estos pueden perderse rápidamente, pero seamos claros: Google Drive, un servidor de archivos o cualquier otra solución de almacenamiento no son un sistema DAM. ¡¡¡Tampoco lo es una carpeta en tu correo electrónico!!!
Hay cientos (si no miles) de soluciones DAM adecuadas en el mercado e incluso hay páginas que las comparan por ti. Una de nuestras herramientas DAM favoritas es Sesimi. Nos gusta porque también tiene una gran funcionalidad para utilizar los mismos activos para todo tipo de contenido creativo lo cual ahorra al equipo creativo horas de trabajo laborioso.
Ventajas de implementar un sistema DAM
Las ventajas de utilizar un sistema DAM deberían ser obvias para cualquier creativo, pero vamos a dejarlas por escrito por si tienes que convencer a los demás 😉.
Una mejor comunicación y colaboración
Con una herramienta DAM, todos los activos digitales de tu empresa estarán almacenados en una misma ubicación central. Esto permite a los empleados encontrar fácilmente los archivos que necesitan y evita tener varias versiones del mismo archivo. Con ello se puede mejorar la comunicación y la colaboración entre los equipos, ya que los empleados podrán compartir fácilmente los archivos entre sí y trabajar juntos en los proyectos.
2. Facilidad de acceso a los archivos
Con un sistema DAM, tus activos digitales están siempre a unos clics de distancia. En lugar de tener que buscar en carpetas y unidades de tu computadora o red, puedes acceder fácilmente a tus archivos desde una ubicación centralizada. Esto permite ahorrar tiempo y reducir la frustración, pues los empleados ya no tienen que perder tiempo buscando los archivos que necesitan.
3. Mayor seguridad de los activos digitales
Una herramienta DAM nos permite controlar exactamente quién tiene acceso a nuestros activos digitales y qué acciones pueden realizar. Esto ayuda a proteger tu marca de un uso o distribución no autorizados de tus archivos, reduciendo el riesgo de daños a tu reputación online.
4. Mayor eficiencia
Al implementar un sistema DAM, se pueden agilizar los flujos de trabajo y los procesos digitales de la empresa. Con todos los activos en un mismo lugar, es mucho más fácil encontrar y acceder a los archivos que se necesitan. Esto ayuda a reducir la cantidad de tiempo que los empleados pasan buscando archivos y puede ayudar a mejorar la eficiencia general.
5. Mayor protección de la reputación de la marca (de los clientes)
Un sistema DAM te da un mayor control sobre cómo se utilizan y distribuyen tus activos digitales. Esto ayuda a proteger la reputación de tu marca al garantizar que sólo las personas autorizadas tengan acceso a tus archivos y así evitar el uso o la distribución no autorizada de tus activos. Al tomar el control y la gestión de tus archivos digitales, puedes asegurar que tu marca se mantenga fuerte en internet.
6. Cumplimiento
Para las empresas que están sujetas a la normativa del sector, una herramienta DAM puede ayudar a garantizar el cumplimiento de las leyes y normas. Esto se debe a que los sistemas DAM incluyen funciones como el control de acceso de los usuarios, la clasificación de contenidos y las políticas de almacenamiento. Además, una buena herramienta DAM incluye registros de auditoría que permiten saber quién y cuándo accede a los archivos.
Empresas que se han beneficiado de la implementación de DAMS
Los sistemas de gestión de activos digitales (DAMS) ofrecen una amplia gama de beneficios para empresas de todos los tamaños. Para ilustrar lo valiosos que pueden ser estos sistemas, veamos un par de casos prácticos de empresas que han implementado sistemas DAM y han obtenido resultados extraordinarios.
Getty Images
A la cabeza de las historias de éxito de los DAM está Getty Images. Su modelo de negocio se basa en la concesión de licencias de sus contenidos a los clientes, lo que significa que sus activos digitales son extremadamente valiosos. Para proteger y maximizar el valor de estos activos, Getty decidió implementar un sistema DAM.
Los resultados fueron impresionantes: Getty observó una reducción del:
- 95% en el tiempo necesario para localizar y distribuir contenidos,
- 75% en el número de consultas del servicio de atención al cliente relacionadas con la gestión de activos.
Adobe
Otro ejemplo es Adobe Systems Inc., una empresa de software especializada en herramientas para creativos. Adobe ha sido durante mucho tiempo un líder del sector, pero se enfrentó a algunas dificultades a la hora de gestionar sus activos digitales. Hasta que decidió implementar una solución DAM centralizada.
Los resultados una vez más fueron sorprendentes: Adobe fue capaz de lograr una reducción del:
- 97% en el tiempo de búsqueda de activos,
- 75% en el tamaño de los archivos.
Esto dio lugar a mejoras significativas en la eficiencia y la productividad en toda la empresa. Además, los clientes de Adobe pudieron beneficiarse de una mejor gestión de los activos, y muchos de ellos manifestaron una mayor satisfacción con los productos y servicios de la empresa.
Conclusión
Entonces, la pregunta es, ¿tu agencia tiene una solución de Gestión de Activos Digitales? Si no es así, ¿por qué no y cuándo piensas invertir en una?
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