Guía completa para entender a los 'stakeholders' en un proyecto publicitario

Los proyectos de las agencias de publicidad implican muchos factores y partes interesadas, también llamadas 'stakeholders'. Para que un proyecto tenga éxito es necesario gestionar adecuadamente a todos los implicados, desde los clientes hasta los proveedores. Saber exactamente quiénes son los 'stakeholders' y qué papel desempeñan en el proyecto puede ser determinante para su éxito. La buena noticia es que los 'stakeholders' son similares en todos los proyectos, pero eso no significa que no debas tenerlos en cuenta en cada uno de ellos.

Con este artículo aprenderás a identificar y gestionar a todos los 'stakeholders en un proyecto publicitario.

¿Por qué es importante identificar a los 'stakeholders' de un proyecto?

El no identificar y gestionar a toas las partes implicadas en un proyecto publicitario puede ser desastroso y traer varias consecuencias como retrasos, excesos en el presupuesto e incluso ocasionar el fracaso del proyecto. Nadie quiere que eso pase, ¿verdad?

Es importante identificar a todas las partes implicadas en un proyecto para que sus funciones queden claras y se puedan gestionar las expectativas. Además, es importante entender de qué manera cada parte implicada se verá afectada por las decisiones que se tomen durante el proyecto, a fin de garantizar que no se deje de lado a nadie por error.

Identifica a todas las partes implicadas

El primer paso para gestionar las partes implicadas en un proyecto publicitario es identificar quiénes son. Las partes implicadas pueden ser clientes, proveedores, freelancers y miembros del equipo. En un proyecto publicitario, usualmente son los directores creativos, los gerentes de cuentas, los equipos creativos, los equipos de producción, los equipos financieros y (en el caso de las redes) los miembros del equipo jurídico.

Cada una de estas partes desempeña un papel específico en el proyecto y tiene sus propias expectativas. Cada uno aportará su perspectiva y contribuciones únicas al proyecto, que deberán tenerse en cuenta a la hora de planificarlo y ejecutarlo.

El principal reto para algunas agencias tradicionales es que estas partes implicadas trabajan en compartimentos cerrados cuyos intereses no son necesariamente los mismos que los de la agencia en conjunto. Por ejemplo, los gestores de cuentas quieren complacer al cliente a expensas de la agencia. Los creativos quizá quieran mostrar su talento y no estén interesados en el alcance del proyecto, etc.

Como gestor de proyectos, es importante comprender el papel de cada parte implicada para poder gestionar sus expectativas. También es importante que todas las partes colaboren a la perfección para que el proyecto sea un éxito

RACI o no RACI

Una herramienta habitual entre los gestores de proyectos ajenos al sector publicitario es la matriz RACI. RACI es un acrónimo que significa Responsible (responsable), Accountable (que debe rendir cuentas), Consulted (consultado) e Informed (informado). Esta matriz ayuda a determinar las funciones y responsabilidades de cada parte implicada en un proyecto o tarea. Se trata de una herramienta útil que los gestores de proyectos de las agencias de publicidad deben incorporar a la gestión de proyectos.

Por ejemplo, un cliente puede ser la parte "responsable" de asegurarse de que los resultados finales cumplan sus estándares. Un empleado independiente puede ser "consultado" para que aporte su experiencia en determinadas tareas a lo largo del proyecto. Documentar estos aspectos será de gran ayuda para llevar el control del proyecto.

Es importante comprender la dinámica entre todas las partes implicadas para asegurarse de que todos entiendan sus funciones y contribuciones al proyecto publicitario.

Aún si decides no utilizar la matriz RACI, es importante que hagas una lista de las partes implicadas a la hora de planificar los proyectos, sobre todo aquellas que trabajan con tus clientes principales. Esto es porque un cambio de personal por parte del cliente puede ser desastroso para una agencia.

Establecer líneas claras de comunicación

Establecer y mantener canales de comunicación claros es esencial para gestionar con éxito a las partes implicadas. Procura que todas las partes implicadas participen activamente en la toma de decisiones y estén al día de los avances del proyecto. Es importante que entiendan que sus opiniones e ideas se tendrán en cuenta antes de tomar ninguna decisión. Además, es importante que las partes implicadas tengan acceso a la misma información para que todos puedan tomar decisiones bien fundamentadas sobre el proyecto.

Dicho esto, es responsabilidad del gestor del proyecto que las decisiones que se tomen sean coherentes con el alcance del proyecto y conduzcan a una conclusión exitosa del mismo.

Garantiza la responsabilidad mediante el seguimiento y la documentación

Después de cada reunión o discusión sobre el proyecto, revisa las tareas de las partes implicadas y establece objetivos para el proyecto. Haz un seguimiento periódico de las partes implicadas para asegurarte de que todas las tareas se estén realizando a tiempo. Toma notas detalladas de todas las conversaciones y decisiones para consultarlas en caso de confusión sobre las acciones que se están llevando a cabo en el proyecto. Además, facilita todos los recursos necesarios para ayudar a las partes implicadas a cumplir los objetivos de forma eficaz. La documentación permite a los gestores llevar un seguimiento de los avances, mantenerse organizados y disponer de pruebas de todas las acciones emprendidas a lo largo de un proyecto.

Utiliza la tecnología adecuada para colaborar y elaborar informes

Utiliza la tecnología adecuada para optimizar la colaboración y la elaboración de informes para un proyecto publicitario exitoso. Tecnologías como las plataformas de gestión de tareas, los servicios de almacenamiento en la nube y el software de comunicación pueden reducir la carga de las tareas administrativas manuales y permitir que las partes implicadas colaboren entre sí de forma eficaz. Estas tecnologías permiten acceder rápidamente a datos, documentos, conversaciones y otros materiales relevantes para el proyecto. También ofrecen funciones de elaboración de informes que permiten a los gestores de proyectos conocer los parámetros más importantes en relación con el seguimiento del tiempo, los resultados, los horarios y mucho más.