El impacto de la inteligencia artificial en el ‘back-office’ de las agencias

De acuerdo con un reporte publicado en el 2015, el ‘punto de inflexión’ de la inteligencia artificial para los trabajadores de cuello blanco será alrededor del 2025. Su llegada cambiará la manera en la que trabajamos por siempre. Este es elsegundo de una serie de blogs que analizan los posibles impactos de la inteligencia artificial en la publicidad. En el primerprimera hablamos sobre

La definición de la inteligencia artificial o aumentada
Explicamos los diferentes tipos de inteligencia artificial y
Nos enfocamos en cómo la inteligencia artificial cambiará, o podría cambiar, el ‘front office’ de las agencias.

En este blog nos enfocaremos en los departamentos financieros y operacionales de las agencias. Además, hablaremos sobre cómo la inteligencia artificial impactará las funciones del ‘back office’ de las agencias.

‘Back Office’- Optimización de la administración

El 85% de los CEOs que participó en unaencuesta global de CEOs de PWCestá convencido de que sistemas ERP con inteligencia artificial integrada tendrán un impacto significativo en las empresas y en sus modelos de negocio a lo largo de los próximos cinco años. Esto es algo que resuena con nuestra visión como empresa. ““Las personas deben pasar sus horas de trabajo siendo creativas y haciendo tareas interesantes y desafiantes y no desperdiciando su tiempo en tareas administrativas improductivas que no les añaden valor a ellos ni a sus empleadores”. La inteligencia artificial y el Machine Learning tienen el potencial de reducir drásticamente la cantidad de trabajo administrativo improductivo que el personal debe hacer. Nos emociona mucho este potencial aplicado a las agencias porque mejorará la eficiencia e incrementará la rentabilidad. De igual manera, hará que las agencias sean más ágiles y proactivas al manejar a sus clientes. Eso es lo que todos queremos, ¿verdad? Aquí van algunos ejemplos.

Automatización de las planillas de control de horas

Hay que aceptar que todo el mundo detesta registrar su tiempo de trabajo. No hay nada peor que llegar al final del día o la semana y tratar de detallar qué trabajo hicimos y para qué cliente. Si no lo sabes tendrás a alguien persiguiéndote hasta que llenes este registro. Por lo tanto, terminamos adivinando y estimando las horas que trabajamos para terminar cada proyecto. La buena noticia es que en este campo hay muchas oportunidades para que los sistemas ERP y de gestión de proyectos puedan automatizar este proceso. Un ejemplo de esto es WorkBook un sistema que sugiere posibles registros de horas de trabajo basándose en los proyectos y tareas con los que el usuario ha interactuado. En este sentido, el único límite que existiría sería qué tan cómodo esté el personal con la idea de que una aplicación rastree de forma continua y en tiempo real lo que están haciendo.

Automatización de la gestión de proyectos

La mayoría de agencias crea nuevos proyectos basándose en el presupuesto de sus clientes. El cliente establece que tiene $25 000 y la tarifa estimada es ajustada a esos $25 000. Las mejores agencias acomodarán el alcance del proyecto para ajustarse al presupuesto. Las agencias más maduras tendrán buenos gestores de proyectos que revisarán los aprendizajes que dejaron proyectos pasados y los incorporarán en nuevos proyectos. El hacer esto es una tarea que requiere de demasiado tiempo, pero esto no es un problema cuando se trabaja con inteligencia artificial. Pues la IA automáticamente revisa los proyectos anteriores para entregar un plan estimado y decidir a dónde deben destinarse los recursos. En estos casos, el Project manager solo necesitará ajustar el plan para acomodarlo a las circunstancias específicas de cada proyecto. A medida que el Project manager hace estos ajustes, los sistemas de inteligencia artificial le proveerán de retroalimentación en tiempo real sobre el riesgo de cada uno de esos cambios de impactar el éxito de un proyecto. Por ejemplo, el sistema puede advertir que solo un 5% de proyectos se entregaron en un rango de tiempo determinado en caso de que la fecha de entrega se adelante. En otras palabras, la inteligencia artificial permite que la gestión de proyectos entregue más información sobre los posibles resultados. Esto conduce a que la toma de decisiones se realice de mejor manera.

Informe de excepciones

Usemos WorkBook nuevamente como ejemplo. La inteligencia artificial puede ser utilizada para proveer informes de excepciones. Por ejemplo, un Project manager recibe una alerta cuando un proyecto alcanza cierto porcentaje de su estimado. Adicionalmente, un CFO puede recibir una alerta cuando los márgenes de ganancia de un proyecto caigan debajo de un nivel determinado. Asimismo, un director de servicio al cliente puede ser alertado en caso de que la rentabilidad de un cliente sea inferior a un cierto nivel o cuando una tarifa o retainer deban ser renovados.

Informes y pronósticos financieros

En una recienteencuestarealizada por Harvard Business Review, entre el 34 y el 51% de los líderes de negocio predijeron que la inteligencia artificial en las agencias tendrá un mayor impacto en las funciones del ‘back-office’ de los departamentos de TI y en los financieros o contabilidad. Específicamente, la Inteligencia Artificial en la gestión financiera puede:

Automatizar funciones financieras repetitivas. El sistema puede crear automáticamente registros al final del mes basado en los registros ingresados a inicios del mismo.

Incrementar la eficiencia de las transacciones. El Machine Learning se usa para recordar en qué cuentas se contabilizaron las facturas de los proveedores en el pasado para contabilizarlas en el presente. El escaneo y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) son cada vez mejores, lo que significa que las facturas de los proveedores se codifican y enrutan automáticamente para su aprobación.
Automatizar la generación y distribución de reportes como los de la canalización de ventas, rentabilidad de clientes y proyectos y estados financieros.
Verificar la precisión de dichos reportes y declaraciones, lo que debería reducir las posibilidades de fraudes y errores.

Resumen

A riesgo de repetirnos (porque dijimos lo mismo en el primer artículo en el que hablamos sobre las aplicaciones de la inteligencia artificial en el ‘front office’, estamos solamente empezando a descubrir las posibilidades que la inteligencia artificial puede ofrecer a la industria. Como agencias de publicidad, deberían estar monitoreando estas posibilidades y trabajando con asociados y proveedores que están invirtiendo en Inteligencia Artificial. Una de las tendencias que identificamos en nuestras predicciones del 2022 para las agencias fue la innovación y esta es la razón. Debes tener una mentalidad innovadora para asegurarte de estar cuestionando todo. Para citar al gran Steve Jobs, siempre pregúntate si hay alguna mejor forma de hacer el trabajo.