;
Poor resource management in agencies

Gestión de recursos inapropiada (y lo que puedes hacer para solucionarla)

Compartir en LinkedIn
Compartir en Twitter
Compartir en Facebook

¿La gestión de recursos es una lucha para tu agencia? ¿Tienes una visión adecuada de la capacidad de planificación proactiva de tu agencia? ¿Está tu agencia recurriendo a trabajadores autónomos, o freelancers, cuando el trabajo se pudo haber hecho internamente?

Si respondiste sí a alguna de estas preguntas, estás en el lugar apropiado.

Implicaciones de una mala gestión de los recursos

Una mala gestión de los recursos (o gestión del tráfico) tiene varias implicaciones, tanto en términos de costos como en términos de la eficiencia de un negocio. Los recursos mal administrados pueden generar una serie de problemas, que incluyen:

Aumento de los costos

Un claro ejemplo es el uso innecesario de trabajadores autónomos (o freelancers). Este es un problema común en agencias que no tienen visibilidad de su capacidad operativa y la asignación de sus recursos, por lo que terminan contratando un trabajador autónomo cuando el trabajo podía asignarse a un recurso interno. Esto genera un impacto doble: el costo del proyecto y el tiempo de inactividad del empleado se incrementa.

Los recursos humanos mal administrados también generan un aumento de costos. Pues las empresas podrían tener que reclutar y entrenar a nuevos trabajadores con más frecuencia de la necesaria. Esto se debe a que deben reemplazar a aquellos trabajadores que han dejado sus puestos por la frustración de trabajar en un entorno caótico generado como resultado de una mala administración.

Reducción de la eficiencia

La gestión de recursos ineficiente también puede ocasionar una reducción de la eficiencia y la productividad. Si los recursos no se administran adecuadamente, el trabajo se retrasa. El retraso se ocasiona porque algunos pasos no se siguieron o por la falta de disponibilidad de un miembro clave del equipo en un momento crucial del proyecto. Peor aún, ese miembro del equipo debe trabajar 12 horas para lograr que el trabajo se entregue cumpliendo los plazos del cliente.

Si los recursos humanos no se gestionan correctamente, a las agencias les cuesta asignar el personal adecuado a las tareas que deben completarse.

Plazos incumplidos

La gestión eficaz de los recursos implica que todas las personas saben qué tienen que hacer y cuándo lo tienen que hacer. El project manager y el traffic manager tienen visibilidad total del estado de cada una de las tareas en tiempo real. Por ello, pueden corregir el rumbo de forma proactiva si las cosas no están saliendo dentro de lo previsto y mantener informado al cliente. Al contrario, nada de esto sucede cuando los recursos no se gestionan adecuadamente.

Baja calidad del trabajo

Sin una gestión de recursos eficaz, el trabajo se hace al apuro o las personas deben trabajar jornadas extendidas para compensar. Dentro de la industria creativa, las personas están tan cansadas, sobrecargadas de trabajo y abrumadas que no pueden dar su mejor esfuerzo.

Buenas prácticas para la gestión de recursos

Poor resource management in ad agencies

La buena noticia es que hay una serie de prácticas que las agencias pueden seguir para garantizar que sus recursos se administren de forma eficiente. Entre estas están:

Políticas y Procedimientos Operativos Estandarizados

El argumento de que los creativos deben ser 'libres' para explotar su creatividad se ha discutido ampliamente, por lo que es momento de que tu agencia implemente un procedimiento operativo estandarizado (POE) para la gestión del tráfico. Este explicará la planificación y asignación de los recursos al trabajo de los clientes y dependerá de las características de cada agencia. Por ejemplo:

  • ¿Los recursos son asignados por el Project Manager o el Traffic Manager?
  • ¿La agencia ofrece pitches y cotizaciones?
  • ¿Existe un flujo o jerarquía para la aprobación de recursos?
  • ¿Existe un flujo de aprobación para la contratación de trabajadores autónomos?
  • ¿Qué tan frecuentemente se revisa esto?

Y más...

Este procedimiento debe comunicarse con la agencia, incluso con el personal que está en entrenamiento. De esta forma, todos saben qué se espera de ellos. 

Las herramientas adecuadas

¡Adivinaste! Para la gestión eficiente de recursos se necesita un software adecuado. Una hoja de Excel no cuenta. Como mínimo necesitas una herramienta que te de:

  • La habilidad de asignar recursos a tareas según sus perfiles, habilidades y disponibilidad
  • Una visualización en tiempo real de la disponibilidad de los recursos para evitar que estén sobrecargados
  • Un panorama completo de los próximos proyectos para que puedas planificar el uso de tus recursos adecuadamente
  • Visibilidad total del trabajo que está realizando cada recurso y cuándo se espera que completen las tareas. Esto incluye una visión general de las ausencias para que el traffic manager pueda planificar en torno a ellas.
  • Una interfaz amigable con el usuario para que el equipo pueda visualizar en qué proyectos/ tareas deberían estar trabajando a diario.

Además, hay otras características que también deberías buscar. Por ejemplo:

  • Registro del tiempo de trabajo incorporado en el sistema que permita a los usuarios registrar las horas mientras trabajan en las tareas.
  • Colaboración integrada para que los usuarios puedan hablar con sus colegas respecto al trabajo.
  • Jerarquías de aprobación que permitan que el traffic manager apruebe la asignación de recursos, en caso de que se requiera.
  • La habilidad de incluir al cliente en la revisión y colaboración en las tareas.
  • La habilidad de asignar recursos genéricos en cotizaciones que muestren la disponibilidad de los miembros del equipo, sin asignar recursos específicos.

Si buscas una herramienta con todas estas características, contáctanos.

Planificación, seguimiento y revisión periódica

La gestión de recursos eficiente empieza con la planificación. Debes identificar los recursos que necesitas y planificar cómo serán utilizados. Esto ayudará a garantizar que los recursos se usen de la forma más eficiente posible.

Una vez que se asignan los recursos, es importante monitorearlos y revisarlos. La mayoría de las agencias lo have en una reunión semanal. Si tu agencia lo está haciendo a diario, lo más probable es que no cuente con las herramientas adecuadas.

Al seguir estas prácticas, tu agencia podrá asegurarse de que los recursos están siendo administrados de forma efectiva y eficiente. Esto ayudará a reducir costos, aumentará la productividad, ayudará a entregar mejores trabajos a los clientes y hará que el equipo esté más feliz y más sano. A la par, se reducen los riesgos asociados con la operación de negocios.

Recibe consejos para manejar tu agencia en tu correo

Suscríbete a nuestro blog

¿Tu agencia está lista para una recesión?

Descubre si tu agencia está lista para enfrentar y superar los retos del futuro

Pareces ser alguien que quiere mejorar su agencia

¡Te ayudamos enviándote consejos a tu correo!

tips to manage agencies