Las PMO son un departamento interno de los negocios que se encarga de definir y mantener los estándares para la gestión de proyectos. Por lo tanto, debe tener amplios conocimientos sobre el negocio y la cultura de tu agencia. Solo de esta manera, esta oficina te ayudará a optimizar de la mejor manera posible los procesos cuando tu equipo ejecute proyectos para tus clientes.  

A nivel empresarial, las Oficinas de Gestión de Proyectos tienen otras competencias. Entre estas destacan:  

• El seguimiento de métricas 
• La actualización de la información sobre los proyectos  
• La distribución de plantillas para la gestión de proyectos 
• Creación de reportes del estado actual de los proyectos de tu agencia 
• Y más  

Las actividades que las PMO deben cumplir dependerán siempre del tamaño del negocio del que forman parte. Por ello, si tu agencia es pequeña asegúrate de que el listado de tareas que esta oficina debe realizar también lo sea. Vigilar el ciclo de los proyectos, desde su aprobación hasta su entrega, puede ser su principal tarea. Siempre podrás agregar más a futuro a medida que el negocio crezca.  

¿Una sobrecarga burocrática?

Para muchos, la inclusión de estas oficinas puede sentirse así. Especialmente en negocios como las agencias de publicidad, cuya principal preocupación es entregar trabajos de calidad a sus clientes. Pero la realidad es que este departamento existe para brindar apoyo y control en los proyectos para lograr que estos mantengan un carácter homogéneo y estén alineados con los objetivos de negocio. ¿Para qué empezar un proyecto que no lo estará? 

Al integrar la gestión de los proyectos en las empresas y supervisar el ciclo de los mismos desde que son aprobados hasta que son entregados a los clientes, una PMO es todo menos una sobrecarga burocrática. Eso sí, siempre y cuando esté constituida adecuadamente y sus funciones dentro de la agencia sean claras. Cuando la oficina funciona correctamente, las iniciativas de tu agencia se llevarán a cabo con éxito.  

Razones para incluir una PMO en tu agencia

Las ventajas de que tu agencia cuente con una oficina de gestión de proyectos son varias y la realidad es que tarde o temprano, todas las empresas necesitan de una. Pues te permitirá planificar los proyectos de manera adecuada, priorizando los trabajos que tu agencia ejecutará y evitando la sobrecarga laboral.  

Si luego de un análisis tu PMO determina que un determinado proyecto no es lo suficientemente interesante o rentable, emitirá la recomendación de descartarlo. De esta manera, tu agencia evitará perder tiempo y recursos en proyectos- o incluso en clientes- que no la elevarán al siguiente nivel.  

 Sí, una PMO tendrá un gran ‘voto’ respecto a los proyectos que se ejecutarán dentro de tu agencia. Pues su éxito está en que sus objetivos y los de los proyectos estén 100% alineados con los de tu negocio y sean rentables. 

 El principal motivo para implementar una PMO en tu agencia es asegurar una adecuada gestión de la misma. Esta gestión se mide según estándares basados en estrategias que permiten que los proyectos no solo se entreguen en los plazos establecidos, evitando la sobrecarga laboral, sino también con estándares de calidad que fueron previamente acordados en los presupuestos.  

 Podemos decir que estas oficinas funcionan como una especie de ‘Gran Hermano’ dentro de las organizaciones debido a la posición elevada que ocupan dentro de la empresa por la que pueden visualizar y analizar todos los proyectos de la agencia. Pero esto no es necesariamente algo malo, pues esa visión general permitirá que la PMO estudie cómo los proyectos pueden apoyarse entre sí. Esto será un gran beneficio para tu negocio, pues los recursos se asignarán y gestionarán adecuadamente.  

Cómo implementar una PMO en tu agencia de publicidad

La implementación exitosa de una oficina de gestión de proyectos en tu agencia debe seguir una serie de requisitos mínimos. Entre ellos están:  

Comunicar sus beneficios a tus colaboradores: Al verlo y saberlo todo, las PMO pueden sentirse como un intruso que se dedicará a vigilar el trabajo de todos los miembros de la agencia. Asegúrate de lograr que se entienda que su fin es ayudar a mejorar la rentabilidad de los proyectos y la agencia.  

Su introducción debe ser gradual y consensuada: Asegúrate de que su implementación no intervenga en proyectos que ya están en marcha, pues esto puede afectar las tareas que ya están en desarrollo. En todo caso, la oficina puede usar los datos de esos proyectos para aprender y perfeccionar su estrategia.  

Con mucha frecuencia nos escucharás decir que no se puede mejorar aquello que no se puede ver. Esto aplica igualmente a las PMO. Sus beneficios y objetivos deben estar claros y ser medibles. Su responsabilidad debe estar definida de manera detallada para garantizar su éxito y con él el de tu agencia.