Gestión de proyectos en las agencias

Este es el último de una serie de blogs sobre la importancia de la gestión de proyectos y las operaciones para las agencias. Para ver los otros echa un vistazo a nuestro blog..

Las agencias de publicidad deben reconocer que son empresas basadas en proyectos. No estamos diciendo que no puedan ser creativas, eso es fundamental, pero son negocios que necesitan vender suficiente trabajo para cubrir todos sus costos y obtener ganancias. Una vez que reconozcan eso, pueden comenzar a aplicar la verdadera gestión de proyectos.

Es importante comprender estos principios porque mucha gente (esto también se aplica a gente fuera a la industria de la publicidad) no los entienden. La mayoría de las personas se dividen en dos categorías amplias:

Los 'Sobre Simplificadores'

Creen que la gestión de proyectos es administrar un cronograma y asegurarse de que todo se haga a tiempo. “Siempre que sepa cómo usar Excel, MS Project, Smartsheet (o añade el software que uses), podrá gestionar un proyecto.” ¡Ojalá fuera tan simple!

Los 'Sobre Complicadores'

Este grupo puede haber tenido algunas experiencias negativas con los proyectos. Es posible que algunos hayan salido terriblemente mal porque:

Se excedió el presupuesto
Se incumplieron plazos cruciales
Hubo errores en la entrega
No había control de las revisiones, etc.
etc...

Mucha gente de este grupo trabaja en publicidad.

El punto es que la gestión de proyectos es una disciplina simple, pero no tan simple como manejar un horario. La falta de entendimiento es lo que la hace 'complicada'. Un buen Project Manager tiene las habilidades para identificar y equilibrar las siguientes 6 restricciones.

Costo

El proyecto debe ser entregado según el presupuesto del cliente. Todas las restricciones están interrelacionadas, lo que significa que el alcance del proyecto (hablaremos más de esto a continuación) debe ajustarse al presupuesto del cliente. Este es un gran desafío para las agencias, especialmente cuando se enfrentan a otras, pero tienes que evitar recortar las horas/recursos de una estimación para ganar un pitch. La forma correcta de manejar la situación es mostrar claramente los descuentos. Esto no solo debe hacerse internamente, sino también con el cliente.

Hemos trabajado en agencias, por lo que sabemos lo tentador que puede ser recortar el presupuesto para ajustarnos al presupuesto del cliente y esperar que nadie se dé cuenta. El problema es que se dan cuenta cuando es demasiado tarde y el proyecto está perdiendo. Peor aún, el cliente piensa que se entregó a un costo más bajo del real, por lo que, a futuro, esperara costos más bajos.

Tiempo

Aquí es donde entra en juego el cronograma y es una parte importante de la gestión de proyectos. Debe prepararse junto con el alcance, ya que el tiempo requerido dependerá de lo que se entregue, la cantidad de revisiones, etc. Por supuesto, ayuda si tienes una herramienta que tiene todas las dependencias que muestran el impacto de cambiar varias fechas/hitos.

Recursos

El gerente del proyecto generalmente trabajará con el gerente de recursos/‘trafic’ para garantizar que se elabore un plan y que se asignen los recursos correctos para trabajar en el proyecto. Por ejemplo:

¿Quiénes trabajarán en el proyecto?
¿Qué habilidades y experiencia necesitan?
¿La agencia necesita traer ‘freelancers’/ terceros?
Etc.?

Aquí es donde una herramienta decente ayuda a garantizar que los recursos estén disponibles y tengan las habilidades adecuadas para cada parte del proyecto.

Hasta ahora, hemos cubierto las restricciones “más simples”. La gestión de las siguientes 3 limitaciones separa a los grandes gerentes de proyectos de los buenos.

Alcance

Un proyecto se define como “un esfuerzo temporal realizado para crear un servicio o resultado de proyecto único. Los proyectos son temporales y se cierran al finalizar el trabajo para el que fueron contratados”.*

Deberías poder ver algunas pistas de por qué el alcance es tan importante. En primer lugar, el proyecto tiene un resultado por el que todos están trabajando. En segundo lugar, un proyecto es temporal y tiene algún trabajo que fue acordado para ser entregado.

Si el resultado del proyecto o el trabajo ‘contratado para ser entregado’ no está claramente definido, entonces es imposible decir cuándo se debe ‘cerrar’ el proyecto.

Traduciendo esto a la terminología de la agencia, decimos: El proyecto está condenado al fracaso si el alcance acordado en el ‘Brief’ y la estimación no están claramente definidos y aprobados por el cliente.

Calidad

Esta restricción rara vez se cubre cuando se trata de proyectos de agencias de publicidad. Esto se debe a que se supone que estas deben entregar un trabajo de buena calidad a sus clientes, independientemente de las circunstancias. Esto se puede demostrar fácilmente al hacer la siguiente pregunta:

¿Qué harías diferente para un cliente con un presupuesto de $60k frente a uno de $50k?

Si la agencia tiene dificultades para articular la respuesta, entonces sabrás que la “calidad” es un problema. La restricción de calidad actúa en contra de las demás. Por ejemplo:

Si el costo es fijo, entonces la calidad debe ser flexible
Si la fecha de entrega es fija o las habilidades de los recursos son una limitación, la calidad puede verse afectada

Riesgo

Por lo general, recibimos expresiones en blanco cuando les pedimos a los gerentes de proyectos de las agencias que expliquen cómo gestionan los riesgos en sus proyectos. ¡Simplemente no es algo que se considere en absoluto! La definición de riesgo es “un evento o condición incierta que, si ocurre, tiene un efecto positivo o negativo en los objetivos de un proyecto”.

No te aburriremos con los detalles de “incógnitas conocidas” y “incógnitas desconocidas”, pero el riesgo de cada proyecto debe evaluarse durante su duración. Estas pueden ser cosas simples como:

Identificar los eventos críticos que pueden causar atrasos en la entrega
Revisar proyectos similares para ver la probabilidad de que este alcance el objetivo
Identificar los recursos clave para el éxito del proyecto

Una vez identificados estos riesgos, es necesario abordarlos. Debes decidir si van a evitar, mitigar, transferir o simplemente aceptar cada uno de ellos. Nuevamente, no entraremos en muchos detalles en este blog, pero podemos escribir otro si están interesados en leer más.

Debes estar cómodo con el manejo de todas estas 6 restricciones para poder aplicar los principios de gestión de proyectos en tu agencia. Debes entender cómo están relacionados e incorporarlos en los procesos operacionales de tu agencia. En realidad, ese es el trabajo del PMO.