Ad agency software solutions

Cómo elegir el software adecuado para tu agencia de publicidad

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Las agencias de publicidad suelen buscar opciones simples cuando se trata de sus herramientas. Buscan un software sencillo, con una interfaz fácil de utilizar y que les facilite la vida. Hasta hace algunos años, esto no ocurría. Muchas soluciones de software para agencias de publicidad estaban diseñadas y creadas para ser funcionales. La experiencia del usuario (UX) era algo secundario.

Actualmente, las cosas han cambiado, sobre todo en lo que se refiere a herramientas de gestión de proyectos para agencias.El mercado ha crecido y ahora existen varias soluciones de software para agencias.

El software 'todo en uno' para agencias

Uno de los problemas a los que se enfrentan las agencias (además de sentirse abrumadas por la cantidad de opciones que ahora están disponibles) es que manejan muchos programas diferentes. Por lo tanto, tienen que introducir varias veces la misma información en distintos sistemas.

La principal razón por la que las agencias eligen WorkBook para trabajar es porque es una herramienta que les proporciona toda la funcionalidad que necesitan en una sola plataforma. WorkBook es la mejor opción para agencias de publicidad en el mercado. Al adquirir WorkBook, las agencias obtienen:

  • Un CRM para gestionar sus clientes potenciales, prospectos y oportunidades.
  • Un sistema de gestión de proyectos para que todos los proyectos se mantengan en orden y todos los usuarios estén al tanto de lo que deben hacer y cuándo.
  • Una plataforma de gestión de recursos para que la agencia pueda organizar sus equipos de manera más eficaz, asegurándose de contar con los recursos necesarios para hacer frente a futuros trabajos y sepa cuándo necesita contratar trabajadores autónomos.
  • La colaboración incorporada dentro de la plataforma para que todas las conversaciones- tanto a nivel interno como con los clientes- queden guardadas junto con los registros correspondientes.
  • Un sistema de finanzas para que las facturas, pedidos financieros, las horas trabajadas e incluso el control de los ingresos registrados en el módulo de gestión de proyectos fluyan sin problemas. Las facturas de los acreedores y la información de pago de los clientes fluyen de vuelta al módulo de gestión de proyectos, de modo que los gestores de proyectos pueden acceder información relacionada a los proyectos en tiempo real.
WorkBook ad agency software solutions
Hacer' malabares' entre varias herramientas

Hay algunas agencias que, deliberadamente buscan las mejores herramientas en cada categoría y eligen varias de ellas para administrar su negocio.

Estas agencias trabajan con el mejor CRM del mercado, el mejor software de marketing para agencias, la mejor plataforma de gestión logística, la mejor herramienta de gestión de proyectos, la mejor solución para la colaboración y el mejor sistema financiero. Luego gastan tiempo y dinero integrando las distintas herramientas para así intentar obtener una solución global óptima.

Entonces, la pregunta es: ¿qué factores deben tener en cuenta las agencias para elegir ‘lo mejor’ de cada categoría frente a una plataforma todo en uno?

Estos son:

1. Precio; comprar la mejor herramienta para cada tarea puede ser costoso:.

Tu agencia tendrá que comprar muchos paquetes de software distintos y pagar para poder integrarlos. Además, es probable que también necesite de una herramienta intermediaria que permita que esos paquetes se comuniquen entre sí. Por otro lado, se necesitará de un equipo de profesionales en sistemas para poder gestionar todas las soluciones juntas.

2. Requisitos

Si tu agencia tiene una serie de requisitos específicos que no una solución “todo en uno” no puede cubrir, es probable que tengas que optar por utilizar varias herramientas en lugar de una sola. Sin embargo, asegúrate de analizar los requisitos para que tu agencia pueda hacer su trabajo y no funcionalidades interesantes que tú crees que tu agencia pueda utilizar.

3. Recursos Tecnológicos

Las agencias que cuentan con muchos recursos tecnológicos pueden preferir por varias herramientas cuando se trata del software para gestionar su trabajo. Por ejemplo, un equipo técnico puede implementar un sistema Single Sign-On (SSO) o de Inicio de Sesión Único para que los usuarios no tengan que recordar contraseñas diferentes para cada herramienta.

Esto está orientado a agencias de publicidad más grandes que cuentan con la ventaja de tener los recursos suficientes para poder comprar y administrar varias herramientas para cada proceso. Sus requisitos son más complejos en cuanto al cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias. Estas agencias además cuentan con grandes departamentos de tecnología o equipos de sistemas que pueden gestionar todos los aspectos técnicos asociados a los diferentes sistemas. Asimismo, estos equipos pueden crear las distintas integraciones para evitar que el personal tenga que introducir los mismos datos en varios sistemas.

Irónicamente, muchas de estas agencias también utilizan sistemas como WorkBook porque:

  • Tiene una API abierta, lo que facilita la integración
  • Es compatible con SSO
  • Es seguro y compatible con el protocolo de doble factor de autenticación.

¿Qué pasa en tu agencia?

Las agencias independientes o de marketing digital más pequeñas (que trabajan con márgenes más bajos) tienden a optar por plataformas todo en uno. Estas son sencillas de implementar y aprender a usarlas es bastante sencillo. Por lo tanto, las agencias pequeñas se adaptan rápidamente a ellas. Al fin y al cabo, el objetivo de tu agencia debe ser crear los mejores anuncios para tus clientes, no pasar horas gestionando las herramientas.

Las agencias más grandes tienen requisitos más complejos, mayores presupuestos y más conocimientos técnicos. Al final del día, las mejores soluciones de software para agencias publicitarias están al alcance de todos.

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