Haz que las reuniones de tu agencia sean más efectivas

Es increíble ver agencias que tienen políticas de compras/gastos muy estrictas – que prohíben a los empleados gastar más de unos pocos dólares sin aprobación -, pero les permiten convocar reuniones sin sentido que le cuestan a la empresa miles de dólares en costos de oportunidad! Las agencias necesitan reuniones más efectivas.

Todos hemos estado en esas reuniones en las que una persona parlotea al frente de la sala mientras el resto de los participantes: se ven totalmente aburridos (si no a punto de quedarse dormidos), no prestan atención y, en algunos casos, respondiendo al correo electrónico o mirando sus celulares. ¡Qué pérdida de tiempo de todos los involucrados!

El otro gran problema con todas esas reuniones es que implican tiempo perdido para hacer el trabajo 'real'. Recientemente escuché que, en promedio, las personas pasan un tercio de su día laboral en reuniones. Esta aproximación parece ser a la baja, según mi experiencia.

Entiendo que algunas reuniones sean reuniones de clientes – y con facturables -, pero tengas en cuenta que, si realmente deseas que tu cliente te vea como un socio, debes asegurarte de que el cliente obtenga valor de todas sus interacciones con tu agencia.

Hay una forma de tener reuniones más efectivas

Eso es mediante la creación de pautas y políticas de reuniones y la educación del personal sobre la importancia de reducir el número de reuniones y mejorar la calidad de las reuniones que quedan. Si necesitas una justificación, no busques más allá de nuestro breve artículo sobre el incremento de rentabilidad de cada porcentaje del tiempo facturable que puede obtener la agencia. Pero igual de importante, les garantizo que el equipo será mucho más felice por no tener que asistir a reuniones sin sentido.

¿Qué debe estar en las pautas de reunión?

Me alegra que lo hayas preguntado 😊Aquí hay algunas cosas que deberían estar en las pautas de reunión de tu agencia:

Todas las reuniones deben ser planificadas. Es increíble que hasta el 63% de las reuniones no estén planificadas previamente. Imagina tratar de ejecutar un proyecto de cliente sin planificación. Es casi seguro que sería un desastre y las reuniones no planificadas son lo mismo. La única diferencia es que el “fracaso” de la reunión no es inmediatamente evidente a menos que los empleados tengan que quedarse hasta tarde para ponerse al día.
El objetivo. Cada reunión debe tener un objetivo claramente definido. Este objetivo debe establecerse claramente en la invitación a la reunión y repetirse al comienzo de la reunión. Te sugiero que vayas más allá y crees plantillas de reuniones para usar en G-Suite o Outlook que incluyan el objetivo y la agenda (ver debajo). Luego, asegúrate de que todos estén usando correctamente estas plantillas en la agencia. Una vez que esto esté en su lugar, una segunda fase podría ser verificar si la agenda se ha cumplido el objetivo al final de la reunión.segundo phase will be to check if the agenda has been met at the end of the meeting.
Reuniones, no sermones. Demasiadas reuniones son nada más que presentaciones de información. La gente lee mucho más rápido que habla el presentador, por lo que tiene poco sentido que alguien lea un montón de diapositivas mientras se presentan a una audiencia. En lugar de tener la reunión, tendría mucho más sentido enviar la presentación a la audiencia para que la comenten. Si es necesaria una reunión, por ejemplo, porque el equipo quiere hablar las diapositivas, entonces el propósito de la reunión es hablar el contenido de las diapositivas. No es para ver la presentación. La reunión será mucho más corta.
Agendas cortas y seguimiento. rata de mantener la agenda corta y enfocada. Idealmente, tendrá menos de 3 artículos de largo. Asegúrate de que todos lo cumplan. Entiendo que los participantes deseen discutir temas que no están en la agenda o temas tangenciales, pero el organizador debe controlarlos y sugerir que esos temas se traten en reuniones separadas. Cuando la reunión haya concluido, haga que sea responsabilidad del organizador escribir las notas. Esto también disuade a la gente de organizar reuniones innecesarias.
Asistentes. Puede ser tentador invitar a todas las posibles partes interesadas a las reuniones (en caso de que puedan contribuir o, peor aún, parezcan estar disponibles), pero solo invita a las personas clave que deben asistir. Todos los demás pueden ver la agenda, la presentación y las notas. A menos que sea un taller, una reunión general o el objetivo sea la formación de equipos, debería haber menos de 5 asistentes.
Que sea breve. Si ya implementaste todos los elementos anteriores, eso será relativamente fácil de implementar. La mayoría de las reuniones deben ser de 30 minutos o menos. Mantenga la invitación a 30 minutos. Si la reunión se prolonga, termínala igual después de los 30 minutos y organiza una reunión de seguimiento. No caigas en la tentación de continuar la reunión a menos que no quede otra opción. Esto te da tiempo para evaluar por qué la reunión duró más de lo previsto, reagrupar y reevaluar el objetivo. Además, evita reservar reuniones de una hora a menos que estés seguro de que necesita la hora completa.

Haz que se mantenga

Todo lo anterior es interesante, pero no significa nada a menos que se aplique consistentemente en la agencia. Es un cambio, por lo que se necesitará liderazgo para defenderlo y comunicar por qué es necesario. El Management tiene que animar al personal a desafiar el requisito de una reunión, a pedir los objetivos y la presentación por adelantado. Tiene que implementar las plantillas que sugerí anteriormente. Hay que pedir a las personas las notas de la reunión y establezca una expectativa de cuánto tiempo tienen para enviarlas. These tips will help you make agency meetings more effective.

Tal vez haya cierta resistencia al inicio, pero las reuniones más efectivas harán que tu equipo será mucho más feliz y productivo.