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Scope creep

Scope Creep: Qué es, causas y cómo evitarlo

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El ‘scope creep’, también llamado ‘síndrome de lavadero’ en español, es un término que se refiere a los cambios no controlados dentro del alcance de un proyecto. Es un problema bastante común en la gestión de proyectos y particularmente en agencias de publicidad. Junto con el trabajo excedido,, es uno de los principales problemas de la industria creativa. El scope creep puede causar retrasos, que el presupuesto de un proyecto se exceda o incluso que los proyectos fracasen.

La buena noticia es que el ‘scope creep’ puede mantenerse bajo control. Una planificación cuidadosa y buena comunicación pueden ayudarte a mantener el ‘scope creep’ bajo control y asegurar que los proyectos se completen a tiempo y dentro del presupuesto. En este artículo, conocerás cómo prevenir el ‘scope creep’ y cómo lidiar con él si es que llega a suceder.

¿Qué es 'scope creep' y cómo puede impactar tu proyecto?

El alcance del proyecto es una de las limitaciones que los Project managers deben manejar junto con otras como el presupuesto, el tiempo, la calidad, los riesgos y los recursos. Cuando el alcance de un trabajo cambia, pero otras limitaciones, como el presupuesto o los tiempos se mantienen, los proyectos entran en problemas. Esto es lo que se conoce como ‘scope creep’ y puede volverse un gran problema si no se maneja adecuadamente.

Al iniciar este blog hablamos sobre los impactos potenciales del ‘scope creep’, pero cuando se trata de agencias de publicidad, el problema principal es que la mayoría de los proyectos tienen precios y fechas de entregas fijos. En esas circunstancias, el ‘scope creep’ causa proyectos y clientes poco rentables, además que genera una sobrecarga laboral en los trabajadores, de quienes se espera que cumplan con largas horas de trabajo para poder cumplir con los plazos de entrega.

¿Qué causa el 'scope creep'?

Hay varios elementos que pueden causar el ‘scope creep’, como cambios en la tecnología y nuevas regulaciones. Sin embargo, la causa más común es un cambio en las solicitudes de los clientes. Las razones para esto son varias; entre ellas destacan:

  • El alcance original del proyecto fue hecho a la ligera y no abarcaba todo, por lo que el cliente tiene la posibilidad de incluir solicitudes que no se tuvieron en cuenta, pero que se puede argumentar que están dentro del alcance.
  • El cliente ignora el alcance del proyecto y solicita cambios de cualquier forma
  • El equipo que está a cargo del proyecto quiere prestar un servicio excesivo para el cliente y hacer trabajos adicionales que no fueron solicitados.
  • El equipo no tiene claro el alcance del proyecto, puede ser porque no está almacenado en la herramienta de gestión de proyectos, y asume que los requisitos adicionales están dentro de lo acordado.
  • Miedo de molestar al cliente.

Definir el alcance de un proyecto creativo es un reto. En un artículo anterior explicamos que si bien la metodología de gestión de proyectos ‘Waterfall’ es comúnmente utilizada, no es la más adecuada para la industria publicitaria.

Es importante tener en cuenta los posibles cambios desde el inicio; de esta forma se puede dar cierta flexibilidad a los proyectos cuando se los planifica.

¿Cómo evitar el ‘scope creep’?

Una forma de prevenir el ‘scope creep’ es tener un alcance de proyecto claro y conciso. Este debe ser revisado y aprobado por todas las partes interesadas, incluidos el cliente y el equipo de la agencia, antes de empezar con el trabajo. Esto ayudará a que todos tengan claro el proyecto y que no exista confusión sobre lo que debe hacerse. El alcance también debe detallar claramente el proceso para solicitar cambios, en caso de que el cliente necesite ajustar el alcance. De esta forma, queda claro que la agencia se cobrará cualquier cambio al alcance del proyecto.

El alcance del proyecto también debe quedar a disponibilidad de todas las partes interesadas en una plataforma de gestión de proyectos compartida mientras el proyecto dure.

El Project Manager debe planificar sesiones regulares de revisión del plan frente al alcance con el cliente y otras partes interesadas.

¿Cómo lidiar con el ‘scope creep’ si llega a ocurrir?

En caso de que el ‘scope creep’ ocurra, es importante lidiar con el rápidamente. El primer paso es identificar qué lo causó e idear un plan para abordarlo. Esto puede incluir cambiar el alcance del proyecto, el presupuesto o los plazos. Esto será mucho más fácil si el proceso para cambiar algo dentro del proyecto se definió tal y como lo recomendamos anteriormente.

Es importante recibir la aprobación de todas las partes interesadas antes de hacer cualquier cambio. Esto puede ayudar a evitar que el ‘scope creep’ avance más.

Entrena a tu equipo y asegúrate de que sepa qué hacer para prevenir el ‘scope creep’ y cómo lidiar con él cuando ocurra.

Finalmente, las causas del ‘scope creep’ deben incluirse en una sesión o documento de lecciones a elaborarse una vez finalizado el proyecto.

En conclusión, el ‘scope creep’ puede ser un gran problema en gestión de proyectos para las agencias de publicidad, pero con una planificación clara y comunicación puede prevenirse.

Teniendo:

  • Un alcance del proyecto claro y conciso que se comunique y se acuerde con todas las partes interesadas
  • Un sistema adecuado de gestión de proyectos que almacene el alcance y realice un seguimiento de cualquier cambio
  • Un proceso para solicitar cambios
  • Flexibilidad como parte de los planes y metodologías más ágiles

Te asegurarás de que tus proyectos sean completados dentro de los plazos y presupuestos establecidos.

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