Elegir el sistema adecuado para gestionar una agencia puede ser todo un reto. Lo hemos visto en varios de nuestros clientes y estamos aquí para ayudar. Hemos creado esta serie de artículos para ayudarte a navegar por los 7 pasos requeridos para elegir el ERP adecuado para tu negocio. 

Muchos de nuestros clientes llegan a nosotros porque están en medio de la implementación de un nuevo sistema de gestión para su agencia. En la mitad del proceso descubren que el sistema no es lo que necesitan. Esto puede darse por muchas razones. Por ejemplo:

• El proveedor no entiende la línea de negocio
• El proveedor ha gastado todo su dinero en ventas y marketing, por lo que los servicios de implementación y apoyo no son lo que la agencia esperaba.
• El sistema no tiene todas las funcionalidades clave que la agencia necesita.
• Y la lista continúa...

¿Te suena familiar? Si es así, no estás solo. Según Gartner entre el 55% y el 75% de todos los proyectos de ERP (sistemas de gestión) no logran cumplir sus objetivos.

En casi todos los casos el problema es que la agencia no ha hecho un proceso de selección de sistema adecuado. 

Elegir el sistema adecuado para la gestión de una agencia es muy importante para lograr que la implementación funcione adecuadamente para cumplir tus necesidades.

Normalmente, la agencia tiene requerimientos que el sistema (o el proveedor) no pueden brindar y el personal se rehúsa a cambiar sus procesos para aprovechar al máximo la inversión hecha en la herramienta.

Me sorprende que cualquier negocio (esto no se limita sólo a las agencias) invierta poco o ningún esfuerzo en asegurar que están comprando el ERP adecuado, dado que la implementación de un nuevo sistema es una inversión significativa de tiempo y dinero. La implementación de un ERP debe ser un compromiso a largo plazo, por lo que es muy importante que seleccione el software adecuado del proveedor adecuado.

Las agencias se saltan varios pasos clave al seleccionar un nuevo sistema de gestión

Normalmente, lo que sucede es que hay un punto de quiebre (un catalizador) que obliga al equipo directivo a reconocer que necesitan implementar un nuevo sistema. Estos podrían ser:

• Algunos proyectos desastrosos y/o personal sobrecargado de trabajo.
• Falta de visibilidad en cuanto al rendimiento del negocio.
• Un crecimiento de los ingresos, pero no en rentabilidad.
• Un reconocimiento de que han superado su sistema

Incluso he visto casos cuando la agencia firma un cliente “blue chip” que quiere saber qué sistemas tienen.

La agencia entonces sale al mercado y comienza a buscar una nueva solución de software.  

Peor aún, la agencia es contactada por un proveedor que tiene una herramienta genérica y los convence de ir y mirar su producto.

En cualquier caso, esto es un error, porque la agencia se ha saltado pasos clave

Inevitablemente, el proveedor de software del sistema entonces controla la agenda y presenta todas las grandes características y funcionalidades que tiene su sistema, no necesariamente lo que la agencia necesita. Todo se ve muy bien durante el proceso de ventas, pero la implementación es dolorosa por decir lo menos.

Una vez leí que el 90% del éxito de un proyecto está en su preparación. La recuerdo siempre porque es cierto para todos los proyectos, ya sea los proyectos de cliente de la agencia (donde el alcance y las expectativas están claramente acordados) o un sistema de implementación de proyectos de oficina interna

Entonces, ¿cuáles son los pasos que faltan?

En los próximos dos artículos, explicaré los 7 pasos para la selección del sistema adecuado para tu agencia. En este artículo explicaré los pasos de preparación y en el próximo escribiré sobre el proceso de seleccionar el sistema.

Los pasos de preparación son los siguientes:

1. Auditar tus procesos

Soy un firme creyente de que tratar de implementar un ERP en una agencia que ha roto (o en la que no existen) procesos es como tratar de construir una casa sin buenos cimientos.

Hay que tener una mirada adecuada a los procesos y procedimientos de la agencia para asegurarse de que están funcionando antes de buscar cualquier solución de software. Esto también ayudará a definir los requisitos claves para incluir en el RFI/RFP. Voy a hablar de ellos en el próximo artículo.

2. Define tus requisitos

Este debe ser un siguiente paso natural de la auditoría de procesos y en muchas organizaciones, se realiza al mismo tiempo. Recomiendo reiteradamente que esto se haga con la participación de toda la agencia. El equipo directivo tomará las decisiones finales pero involucrar al resto del negocio tiene 4 beneficios:

• Garantiza que todas las partes de los procesos de la agencia estén cubiertas.
• Proporciona un amplio espectro de puntos de vista que se pueden recopilar. La mayoría del personal de la agencia habrá trabajado en varias agencias por lo que será capaz de dar una gran contribución sobre lo que funciona y lo que no.
• Comunica a la agencia que un cambio de sistemas está en el horizonte por lo que comienza a prepararlos para el cambio.
• Lo que es más importante, al hacerlos parte del proceso de toma de decisiones. Significa que están comprometidos e invertidos en el nuevo sistema, por lo que será más probable que sea aceptado.

Al final del proceso de recopilación de requisitos debe tener una larga lista de estos. El siguiente paso es priorizarlos. Hay muchas maneras de hacer esto, pero me gusta el MoSCoW principalmente porque la mayoría de los proveedores de software lo entienden. El nombre es un acrónimo de (Must have, Should have, Could have, and Won’t have – Debe tener, puede tener, podría tener y no tendrá) y la idea es que ejecute cada uno de los requisitos y asígneles una de las categorías.

3. Evalúa tu sistema actual

Así es. Con demasiada frecuencia las agencias irán al mercado a comprar un nuevo sistema porque asumen que su sistema actual está obsoleto. En muchos casos la verdad es que están utilizando una versión antigua del software, o peor, utilizando sólo una pequeña proporción de las capacidades del software porque se implementó hace años y el personal carece de formación actualizada.

Siempre recomiendo que compartas sus requisitos con tu proveedor actual para que pueda plantear su producto a la agencia. Lo más probable es que será mucho más barato volver a implementar el software actual que comprar algo nuevo, ya que debes ahorrar en los costos de licencia como mínimo.  

Esta es también una gran técnica de negociación cuando se trata de renovaciones, ya que pone a tu proveedor de sistema en aviso de que estás buscando un nuevo sistema por lo que es probable que haga mucho más para mantenerte como un cliente.

Solo ahora, que la agencia sabe lo que quiere de su sistema comercial y ha confirmado que su proveedor de sistemas actual no los cumple, es el momento de salir al mercado.

En el siguiente artículoveremos los pasos que tu agencia deberá seguir para seleccionar el sistema de gestión correcto.