WorkBook agency management system

¿Por qué WorkBook es la mejor solución para agencias de publicidad?

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Creamos AgencySoft porque queríamos buscar las mejores soluciones de software para agencias de publicidad. Esto se debe a que vimos que muchas de las soluciones que las agencias usaban o usan no están diseñadas específicamente para ellas. Entonces, el personal debe administrar varias herramientas para compensar los vacíos. Hemos notado que muchas agencias no creen que existen herramientas diseñadas específicamente para ellas. Por lo tanto, intentan administrar sus negocios usando correo electrónico y hojas de cálculo. Vamos a conocer más sobre uno de los productos que AgencySoft revende y a responder la siguiente pregunta: ¿Por qué WorkBookes la mejor solución para las agencias?

Colaboración en WorkBook

Collaboration on WorkBook for agencies

Una de las claves para gestionar con éxito una agencia post pandemia del siglo 21primera es la colaboración eficaz. Por supuesto que existen herramientas en el mercado, como Slack, diseñadas específicamente para la colaboración, pero en WorkBook la colaboración está integrada en el sistema. Esto implica que los equipos pueden colaborar en proyectos, tareas, con los clientes y, de hecho, prácticamente en cualquier registro del sistema. No hay necesidad de intentar encontrar el último correo electrónico relacionado con un proyecto o tarea específica porque todo está en el sistema. Si quieres colaborar en algo que no está relacionado con una tarea específica, WorkBook aún te tiene cubierto. Puedes almacenar documentos, presentaciones, etc. en chats e incluso grabar mensajes de voz que pueden ser útiles si estás utilizando la aplicación en tu celular mientras viajas. WorkBook has collaboration built in. That means that teams/colleagues can collaborate on projects, tasks, clients, and, in fact, virtually any record in the system. There is no need to try and find the latest email related to a specific project or task because it’s right there in the system. If you want to collaborate on something that’s not related to a specific task then WorkBook has still got you covered. You can store documents, presentations, etc. in chats and even record voice messages which may be useful if you’re using the app on your phone on the go.

La colaboración también se extiende a los clientes, porque WorkBook permite a la agencia agregar sus contactos para colaborar con ellos directamente en el sistema. Es súper eficiente, pues el cliente puede obtener una visualización detallada (no te preocupes, esto es algo que se puede configurar) del progreso del proyecto Y puede contribuir a la conversación. WorkBook también tiene una función Pública/Privada, lo que significa que el cliente solo verá las conversaciones que debería ver.

Solución de extremo a extremo

Una de las principales razones por la que los clientes eligen WorkBook es que están hartos de tener que gestionar sistemas diferentes Les encanta que WorkBook gestione todo el proceso del cliente, desde el cliente potencial hasta el cobro de efectivo. Están hartos de tener un CRM, un sistema de gestión de proyectos, un sistema de trafic (gestión de recursos – generalmente Excel) y luego un sistema de finanzas. Cada uno cuesta dinero y pocas agencias tienen ganas de integrarlos todos, así que dedica mucho tiempo ingresando varias veces los mismos datos en diferentes sistemas. Puedo decir personalmente que los datos no son consistentes el 99,9% del tiempo. Eso es de experiencia de primera mano trabajando en la industria.primera hand experience working in the industry.

Imagina el ahorro de tiempo y dinero al tener todo administrado en un solo sistema. Eso es lo que WorkBook puede darte.

Integraciones

Si por alguna razón aún deseas integrar WorkBook con otro sistema, la herramienta aún te tiene cubierto ya que tiene una API abierta. Esto significa que es fácil integrarla con cualquier solución que desees. Un gran ejemplo de eso es una agencia “full-service” que desea integrar WorkBook con una solución de medios. WorkBook ya tiene interfaces e integraciones con MediaForce y Strata en los EE. UU., pero también puede integrarse con cualquier otro sistema*

Briefs

El concepto de un Brief es bastante específico para una agencia de publicidad, por lo que no muchos sistemas tienen un módulo de Briefs. Esto se remonta al punto que mencioné anteriormente sobre la necesidad manejar un solo sistema. En WorkBook, los Briefs forman parte del módulo de gestión de proyectos. Podrías crear un Brief desde cero, pero ¿por qué lo harías? Puedes cargar plantillas en el sistema desde Word u otros documentos, guardarlas y tener plantillas de Briefs específicas para diferentes tipos de proyectos. Después de todo, desarrollar un sitio web es muy diferente a una producción de TV/video.

Puedes cargar archivos adjuntos al Brief. ¿No mencioné que WorkBook tiene su propio sistema de almacenamiento de documentos (6 TB como estándar)  o simplemente se puede integrar directamente con Google Drive o OneDrive? You can still see and manage them in WorkBook so they are always to hand.

Puedes cargar archivos adjuntos al Brief, colaborar (interna y externamente), e incorporar flujos de aprobación para que se aprueben en el sistema. Los flujos de aprobación son una característica estándar de WorkBook y se pueden aplicar en todas las áreas que esperarías. Finalmente, el sistema realiza un seguimiento de las revisiones en caso de que un cliente cambie de opinión.

Retainers y Tarifas

WorkBook retainers ad agencies

Tal vez los proyectos tipo Retainer sean menos comunes en las agencias, pero aun así lo tenemos cubierto. La funcionalidad Retainer de WorkBook te permite controlar proyectos tanto al nivel alto como de entrega.

Indicadores clave/ KPIs

Entonces, ¿cuáles son los indicadores clave de rendimiento (KPI) para una agencia de publicidad?

  • Rentabilidad del Cliente/ Proyecto – ✅
  • Rentabilidad de los empleados – ✅
  • Pronóstico de ingresos – ✅
  • Capacidad de empleados – ✅
  • Cobrabilidad de empleados – ✅
  • Pipeline de ventas/ Flujo de ingresos esperados – ✅

Esos son sólo algunos ejemplos de los informes estándar de WorkBook. El sistema viene con más de 400 informes estándar. Si eso no es lo suficientemente bueno, entonces podemos desarrollar informes para tu agencia. ¿Aún no estás satisfecho? Próximamente tenemos “Business Intelligence” de WorkBook que lo integra con una herramienta de BI (informes.)

En resumen

Esperamos haber respondido a la pregunta: ¿Por qué WorkBook está “creado para agencias”?

Ahora puedes ver por qué Deltek se jacta de que WorkBook fue “creado por veteranos de las agencias”. Realmente cubre todo lo que una agencia moderna necesita para administrar su negocio.

Mira estos product page para conocer más y contáctanos si quieres ver lo que WorkBook puede hacer por tu agencia.

** Siempre y cuando el sistema pueda integrarse

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