Para las empresas de servicios profesionales, es casi imposible cuantificar y llevar un seguimiento del rendimiento no se llena los timesheets con precisión. Los timesheets son la forma en la que los empleados registran sus horas trabajadas. Muchas empresas encuentran dificultades para hacer que la gente complete sus horas, y que se haga con exactitud.

¿Te suena familiar?

Lamentablemente, muchas empresas no han implementado el uso eficiente de timesheets en su entorno laboral. Si bien usan esta herramienta en sus operaciones, la falta de comprensión sobre su uso adecuado y una mala administración de las mismas puede causar muchos problemas en una empresa.

Esto sucede porque, cuando los timesheets no se usan adecuadamente, la información proporcionada no solamente es errónea; también es confusa. Lo que lleva a la toma de decisiones ineficaces dentro de la empresa. 

El problema

En muchas ocasiones, existe una mentalidad errónea en las empresas. Se cree que el llenar los timesheets sirve para que los jefes puedan controlar a sus trabajadores. Que se usan para vigilar que lleguen a tiempo, cumplan sus horarios, etc. De esta forma, en caso de que se detecte un problema, serían los empleados los que pagan las consecuencias. 

En resumen, existe una mentalidad de miedo alrededor de los timesheets.

Como consecuencia, el personal no registra sus horas de trabajo. Cuando lo hace, básicamente miente. Si siente que se tardón demasiado haciendo un proyecto, registrará las horas en contra de este y pondrá el resto en tareas administrativas o capacitación.

O aún peor, simplemente no registrará sus horas de trabajo y reportará a sus gerentes una cantidad de horas trabajadas inferior a la real, incluyendo horas extras.

La realidad

Pese a estos miedos, la realidad es que llevar los timesheets con exactitud es la única forma viable de mantener un control preciso de tu negocio. Sin esta información, las personas se dejan llevar por su instinto y su confianza.

Ventajas de manejar los timesheets con precisión

Cuando los timesheets se manejan con precisión permiten una evaluación adecuada de lo que es facturable versus lo que realmente se factura. Por lo tanto, su buen uso cambia radicalmente la rentabilidad de tu empresa.

La cultura de cargar o llenar las horas trabajadas no debe estar arraigada en el miedo. Debe ayudar a fomentar un cumplimiento adecuado en que se refleje tanto lo bueno como lo malo.

Para lograrlo, debe existir una cultura que trate sobre los timesheets y la empresa, no los timesheets y el empleado. Tan pronto como reprendas a tu personal por llenar sus timesheets con precisión saldrás perdiendo y volverás al punto de partida.

Cualquier métrica de desempeño debe ayudar a fomentar su cumplimiento oportuno y preciso. Además, cualquier métrica que mida otros factores como la impuntualidad, debe ser realista y sencilla.

Al utilizar métricas que no son realistas o que son inalcanzables, obligas a tus empleados a manipular los datos y a que no manejen sus timesheets con precisión. 

Por otro lado, el personal debe estar capacitado. Es clave que entienda por qué es importante que completen sus timesheets con precisión. Deben entender que su implementación no es una forma de ‘perseguirlos’. 

*Este articulo fue originalmente escrito por Tony Smith (un ex-compañero mio). Tony ayuda a las empresas a alcanzar su potencial de crecimiento.